Gestion administrative

Qu'est-ce que la gestion administrative?

La gestion administrative C'est l'ensemble des formes, des actions et des mécanismes qui permettent d'utiliser les ressources humaines, matérielles et financières d'une entreprise, afin d'atteindre l'objectif proposé. Il est basé sur quatre principes fondamentaux; L'ordre est le premier, selon chaque travailleur, il doit occuper le poste pour lequel il est formé.

L'absence de commande conduit à un travail moins efficace et à une utilisation incorrecte des ressources. Le deuxième principe est la discipline; Dans le cadre de la gestion administrative, la discipline est un aspect important, car les règles et les règles doivent être respectées et respectées par tous.

Le troisième principe est l'unité de commande. L'employé doit savoir qui rapporte son travail et qui recevra des ordres, pour éviter les messages erronés qui nuisent à la qualité du travail. Enfin, favoriser et évaluer l'initiative du personnel est crucial pour motiver; Cela aura un impact positif sur l'environnement de travail et la réalisation des objectifs.

La gestion administrative est essentielle pour l'organisation, car elle constitue les bases sur lesquelles les propres tâches du groupe seront exécutées, formant également un réseau visant à atteindre les objectifs commerciaux.

Fonctions de la gestion administrative

Réalisation des processus de gestion

Les processus de gestion doivent être effectués correctement pour des performances efficaces dans chacune des fonctions administratives à exécuter.

Ceux-ci doivent inclure la planification, l'organisation, l'adresse et le contrôle, la transformation en fonction de la conformité avec les objectifs.

Recrutement

Il se réfère à la sélection, à la formation, au placement et à la rémunération du personnel. La réalisation des objectifs de l'organisation dépend de la possibilité d'avoir le bon personnel, de sorte que l'intérêt de couvrir les besoins des employés doit être maintenu et, en même temps, être fidèle à l'organisation.

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Sauvegarde des actifs

Les actifs d'une organisation doivent être protégés contre une mauvaise utilisation, une perte ou des dommages causés par le vol, le feu ou tout autre moyen.

C'est pourquoi c'est nécessaire.

Relations publiques

L'une des fonctions importantes de la gestion administrative est l'établissement et la maintenance de diverses voies de communication entre l'organisation et son public connexe (clients, actionnaires, employés, fournisseurs, consommateurs).

Établir des séquences de travail

Pour des performances stables et sans interruptions de travaux administratifs, des systèmes et procédures de routine définis doivent être développés. Ceci est motivé au caractère d'interdépendance et d'interrelation entre le travail spécifique de chaque département.

Achat d'actifs fixes

Dans chaque département, il est nécessaire que des actifs fixes adéquats aient un travail de travail efficace et économique. Par conséquent, une procédure standard doit être suivie dans la sélection et l'achat de chaque type d'immeuble requis.

Un aspect important est de faire une détection et une évaluation du besoin réel de l'actif, évitant ainsi les dépenses inutiles qui ont un impact sur les finances de l'entreprise.

Conception et contrôle des formulaires

Étant donné que le travail administratif a des caractéristiques particulières, les formulaires utilisés pour fournir les informations appropriées doivent être conçues.

Il est du devoir de l'administration de concevoir ces formulaires et d'essayer de normaliser leur utilisation, afin de réduire les coûts.

Achat de papeterie et d'articles de bureau

Ces éléments doivent couvrir les besoins des utilisateurs, car ils auront un impact sur l'exécution systématique et rapide du travail effectué.

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Par conséquent, il est important d'assurer la normalisation, la sélection et l'achat de ces fournitures, ainsi que leur distribution à d'autres départements, si nécessaire

Processus de gestion administrative

Planification

Le plan est la pierre angulaire de ce processus, car à partir de cela, les actions suivantes à suivre seront dérivées. Pour effectuer un processus efficace, il est nécessaire de considérer ce qui suit:

• Avoir des objectifs clairs.
• Étudier l'environnement dans lequel les travaux seront effectués.
• Identifier et affecter des tâches qui aideront à atteindre les objectifs.
• Faire un plan complet de réalisations, où les éléments créatifs sont mis en évidence qui aident à affecter efficacement le travail.
• Déterminez les politiques, méthodes et procédures requises pour l'exécution des travaux.
• Créer des systèmes d'alerte qui permettent d'anticiper les actions aux problèmes futurs.
• Mettez constamment à jour les plans, compte tenu des résultats des contrôles exercés sur eux.

Organisation

Pour réussir, toutes les ressources humaines, financières et matérielles liées au travail à effectuer doivent être coordonnées.

Cela implique l'établissement d'un ensemble de règles et d'affectations de tâches qui doivent rigoureusement suivre les personnes impliquées. Certaines de ces activités sont:

• Divisez les travaux en tenant compte des unités d'opération.
• Tâches de groupe pour les emplois.
• Structurez les unités opérationnelles avec des critères de gestion et une affinité des travaux.
• Sélectionnez le personnel qui a les compétences requises pour un certain emploi.
• Établir des ajustements dans les activités exécutées, en fonction de ce qu'ils donnent les résultats de contrôle.

Adresse ou exécution

Pour se conformer aux stratégies planifiées et organisées, il est nécessaire de prendre les actions qui les initient et leur donnent la continuité.

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Parmi ces mesures, il y a pour diriger l'activité et promouvoir le développement de l'employé dans le travail et le personnel, afin que cette motivation se traduit par la réalisation efficace de l'objectif. Ces stratégies peuvent être:

• Guider et encourager le groupe à atteindre l'objectif.
• Établir une communication directe, ouverte et transparente avec chacune des personnes impliquées, directement ou indirectement, au travail.
• Développer le potentiel de chaque membre.
• Créer des incitations pour les employés qui sont mis en évidence dans certains critères pré-établi, tels que la créativité, la vitesse de l'aboutissement, entre autres.
• Établir des mécanismes d'évaluation constants du processus d'exécution, afin de rectifier des actions si nécessaire.

Contrôle

Il est important de mettre en œuvre des stratégies pour vérifier que le prévu, organisé et exécuté progresse de manière satisfaisante et efficace vers la portée de l'objectif.

Cela permettra aux décisions de remplacer les activités ou la réorientation du processus, qui permettent de l'optimiser. Ce pourrait être quelques-unes des actions à suivre:

• Établir des comparaisons des résultats avec les plans généraux de l'entreprise.
• Évaluer le produit de l'œuvre, en fonction des normes de performance.
• Rendre public les moyens à utiliser dans les mesures.
• Communiquer les suggestions au personnel responsable, afin de corriger les actions nécessaires.