Contrôle de comptabilité interne

Qu'est-ce que le contrôle de la comptabilité interne?

Il Contrôle de comptabilité interne Il couvre les méthodes mises en œuvre par une entreprise pour garantir l'intégrité des informations financières et comptables, se conformer aux objectifs opérationnels et de rentabilité et transmettre des politiques de gestion dans toute l'organisation. Ceux-ci chevauchent les procédures opérationnelles normales d'une entreprise.

Ce chevauchement répond à l'intention de protéger les actifs, de minimiser les erreurs et de s'assurer que les opérations sont effectuées de manière approuvée. Il n'y a pas de systèmes de contrôle interne identiques, mais de nombreuses philosophies de contrôle en ce qui concerne l'intégrité financière et les pratiques comptables sont devenues des pratiques de gestion standard.

Le contrôle interne a un prix, à savoir que les activités de contrôle arrêtent souvent le flux naturel des processus d'une entreprise, ce qui peut réduire son efficacité générale. Un concept clé est que même le système de contrôle interne le plus complet n'éliminera pas complètement le risque de fraude ou d'erreur.

Il y aura toujours des incidents, généralement en raison de circonstances imprévues ou d'un effort excessivement déterminé d'une personne qui veut commettre une fraude.

Éléments du contrôle de la comptabilité interne

Séparation des tâches

La séparation des fonctions implique de diviser la responsabilité de la comptabilité, les dépôts, la présentation des rapports et l'audit. Des tâches supplémentaires sont séparées, il y a moins de possibilités qu'un seul employé commet des actes frauduleux.

Pour les petites entreprises avec seulement quelques employés comptables, partager des responsabilités entre deux personnes ou plus ou exiger que les tâches critiques soient examinées par les co-travailleurs peuvent servir dans le même but.

Contrôles d'accès

Contrôler l'accès à différentes parties d'un système comptable via des mots de passe, des blocages et des enregistrements d'accès électronique peuvent empêcher les utilisateurs non autorisés du système.

De plus, il fournit un moyen de parcourir l'utilisation du système pour identifier la source des erreurs ou des écarts.

Audits physiques

Les audits physiques incluent le nombre manuel d'argent et tout actif physique enregistré dans le système comptable; Par exemple, les stocks, les matériaux et les outils.

Le nombre physique peut révéler bien les écarts audacieux dans les soldes des comptes, qui sont négligés dans les dossiers électroniques.

Le nombre de trésorerie aux points de vente peut être fait quotidiennement ou même plusieurs fois par jour. Les projets les plus importants, tels que le nombre manuel de l'inventaire, doivent être réalisés moins fréquemment, peut-être trimestriellement.

Documentation standardisée

La standardisation des documents utilisés pour les transactions financières - telles que les factures, les réquisitions internes des matériaux, les reçus d'inventaire et.

L'utilisation de formats de documents standard peut faciliter l'examen des registres du passé en recherchant l'origine de certains écarts dans le système. L'absence de normalisation peut entraîner l'opinion des éléments ou mal compris dans cette revue.

Bilans de test

L'utilisation d'un système de comptabilité à double entrée ajoute de la fiabilité en veillant à ce que les livres soient toujours équilibrés. Même ainsi, les erreurs peuvent rendre le système déséquilibré à un moment donné.

Le calcul des soldes de test quotidiens ou hebdomadaires peut fournir des informations périodiques sur l'état du système. Cela vous permet de découvrir et d'enquêter sur les écarts dès que possible.

Conciliations périodiques

Les rapprochements comptables peuvent garantir que les soldes du système comptable coïncident avec les soldes d'autres entités, telles que les banques, les fournisseurs et les clients à crédit.

Par exemple, une réconciliation bancaire implique de comparer les soldes en espèces et les dépôts et les enregistrements entre le système comptable et les états du compte bancaire.

Les différences entre ces types de comptes complémentaires peuvent révéler des erreurs ou des écarts dans les comptes eux-mêmes. Ils peuvent également démontrer que les erreurs peuvent provenir des autres entités.

Autorité d'approbation

Exiger que des gestionnaires spécifiques autorisent certains types de transactions peuvent ajouter une couche de responsabilité aux enregistrements comptables. Ainsi, il est démontré que les transactions ont été vues, analysées et approuvées par les autorités correspondantes.

L'effectif exigeant pour pouvoir effectuer des dépenses et paiements importants empêche les employés sans scrupules d'exécuter de grandes transactions frauduleuses avec les fonds de la société.

Objectifs

Protéger les actifs de l'entreprise

Les contrôles internes bien conçus protègent les actifs de perte. La perte pourrait être une perte accidentelle, qui se produit à partir d'erreurs honnêtes commises par des personnes. Cela pourrait également être une perte intentionnelle, qui résulte d'activités frauduleuses intentionnelles.

Garantir la fiabilité et l'intégrité des informations financières

Les contrôles internes garantissent que la direction a des informations précises, opportunes et complètes - y compris les dossiers comptables - pour planifier, contrôler et signaler les opérations commerciales.

Garantir la conformité aux lois

Les contrôles internes aident à garantir que la société se conforme aux nombreuses lois et réglementations nationales, étatiques et locales qui affectent les opérations commerciales.

Promouvoir des opérations efficaces et efficaces

Les contrôles internes fournissent un environnement dans lequel les gestionnaires et le personnel peuvent maximiser l'efficacité et l'efficacité des opérations.

Conformité aux buts et objectifs

Le système de contrôle interne fournit un mécanisme de gestion pour superviser la réalisation des buts et objectifs opérationnels.

Exemple

Les actifs liquides ont toujours besoin de plus de protection que les actifs non liquides, car ils sont plus faciles à voler; Par exemple, prenez de l'argent.

L'argent est l'actif le plus liquide et peut être facilement volé par tout employé qui le gère. Pour protéger les espèces de l'entreprise, les contrôles internes spéciaux sont mis en œuvre.

Les tâches internes Le contrôle de la séparation est souvent utilisé avec de l'argent. Ce contrôle exige que la personne qui reçoit l'argent du client et la personne qui enregistre le reçu en espèces dans le système comptable n'est jamais le même employé.

En fait, certains systèmes de contrôle interne vont plus loin et exigent qu'un employé facture de l'argent, un autre pour le déposer à la banque et un autre l'enregistre dans le système comptable.

En segmentant les fonctions de chaque employé, personne ne peut à lui seul percevoir l'argent, le déposer et enregistrer la vente en comptabilité. Cela empêche la fraude, car donc une personne ne peut pas faire partie de l'argent facturé et enregistrer un montant mineur de la réception en espèces dans le système comptable.