Types de systèmes d'inventaire, méthodes et exemples

Il Systeme d'inventaire Il s'agit d'un système de surveillance qui informe la quantité de matières premières, de fournitures ou de produits finis disponibles. Garantit que la bonne quantité de matériaux, avec la qualité appropriée, est disponible au bon endroit et au bon moment.

Ce système est mis à jour chaque fois qu'un article est vendu ou que les matières premières sont utilisées pour fabriquer un produit, afin de savoir ce qui est disponible pour le lendemain. Il vous permet également de commander des produits à l'avance, afin d'avoir tout ce qui est nécessaire à tout moment.

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Lorsque les gens pensent à un système d'inventaire, il est courant de le relier à l'industrie du commerce de détail. Cependant, bien que les magasins nécessitent un système d'inventaire efficace pour pouvoir fonctionner avec succès, cela est également utilisé dans de nombreux autres types d'entreprises, tels que la fabrication, les services publics, la santé, le gouvernement et l'éducation.

Dans le cadre de la chaîne d'approvisionnement, le système d'inventaire comprend des aspects tels que le contrôle et la supervision des achats (fournisseurs et clients), la maintenance du stockage des stocks, le contrôle de la quantité de produits à vendre et le respect des commandes.

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Importance

Un système d'inventaire efficace est un élément indispensable de toute opération de vente au détail ou de fabrication. Son objectif principal est de maintenir avec précision le nombre physique des produits, des fournitures et des matériaux stockés dans l'entrepôt.

Certains des éléments les plus critiques d'un système bien développé sont les descriptions des articles, un système de numérotation, la normalisation des unités de mesure et l'étiquetage précis des articles.

Une fois établie, le système d'inventaire peut être utilisé pour contrôler et maintenir les marchandises stockées, afin de s'assurer que l'inventaire n'est pas perdu en raison de la détérioration ou du vol.

Sachez quand réorganiser, combien de commande, où stocker l'inventaire, etc., peut rapidement devenir un processus compliqué. En conséquence, de nombreuses entreprises ont besoin d'un logiciel ou d'un système de gestion des stocks, avec des capacités plus importantes que les bases de données simples et les formules manuelles.

Ceci est essentiel pour contrôler les coûts d'achat et atteindre les objectifs du service à la clientèle. Bien que le logiciel de gestion des stocks soit un outil d'administration utile, la clé d'un bon système réside dans la solidité des procédures créées.

Qu'est-ce qu'un système de contrôle des stocks

Un système de contrôle des stocks fait référence aux stratégies utilisées par les entreprises pour garantir la possibilité d'avoir les fournitures appropriées de matières premières pour la production et les produits finis à vendre, tout en minimisant les coûts d'inventaire.

Le stockage d'un inventaire excédentaire coûte cher, car l'espace et les ressources financières investies dans les produits peuvent souvent être mieux utilisées dans d'autres domaines.

Cependant, en même temps, avoir des stocks faibles peut entraîner des fermetures de production ou des retards de production conformes aux commandes. Les systèmes de contrôle des stocks aident les entreprises à trouver le solde délicat entre peu et trop.

Pourquoi est-ce?

Les systèmes de contrôle des stocks aident à suivre l'inventaire et à fournir les données nécessaires pour les contrôler et l'administrer.

Il s'agit d'une solution technologique qui intègre tous les aspects des activités d'inventaire d'une organisation, y compris l'expédition, l'achat, la réception, le stockage dans le dépôt, le volume d'entreprise, la surveillance et la réorganisation.

Un bon système de contrôle des stocks réalise tout cela, en adoptant une approche d'inventaire holistique et en permettant aux entreprises d'utiliser des pratiques qui optimisent la productivité et l'efficacité tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

D'un autre côté, il maintient l'inventaire correct, aux bons endroits, afin de répondre aux attentes des clients.

Quel que soit le type de système de contrôle des stocks qui est choisi, vous devez vous assurer qu'il comprend un système pour identifier les éléments d'inventaire et leurs informations, y compris les étiquettes de code à barres.

Il est également important d'inclure des outils matériels pour scanner les étiquettes de code des barres, une base de données centrale pour l'ensemble de l'inventaire, en plus de la possibilité d'analyser les données, de générer des rapports et de prévoir la demande.

Stratégies d'inventaire

Les stratégies de gestion des stocks appropriées varient en fonction de l'industrie. Un réservoir d'huile peut stocker de grandes quantités d'inventaire pendant de longues périodes, vous permettant d'attendre la récupération de la demande.

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Bien que le stockage de l'huile soit coûteux et difficile, il n'y a aucun risque que l'inventaire se gâche ou sortira des spécifications.

Cependant, pour les entreprises qui négocient avec des produits périssables ou des produits dont la demande est extrêmement sensible au temps, ce n'est pas une option accumuler des stocks. Considérant le moment ou le montant des commandes peut être très coûteux.

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-Système d'inventaire perpétuel

Avec un système d'inventaire perpétuel, les enregistrements d'inventaire sont continuellement mis à jour, en comptant les ajouts et les soustractions lorsque les articles d'inventaire sont reçus, vendus, transférés d'un endroit à un autre, sélectionnés pour les consommer et rejeter.

Certaines organisations préfèrent ce type de système car elles fournissent des informations mises à jour des stocks et gère mieux les comptes d'inventaire physique.

Le système d'inventaire perpétuel est également le favori pour surveiller l'inventaire, car il fournit continuellement des résultats précis lorsqu'il est suffisamment administré.

Ce type de système fonctionne mieux lorsqu'il est utilisé, avec l'inventaire de l'entrepôt, une base de données avec des montants d'inventaire et des étagères réelles par les employés, en utilisant des scanners de code-barres.

Défis à surmonter

Il y a certains défis associés à ce type de système. Premièrement, ce système ne peut pas être maintenu manuellement et nécessite des équipements et des logiciels spécialisés, ce qui entraîne un coût de mise en œuvre plus élevé, en particulier pour les entreprises avec plusieurs emplacements ou entrepôts.

Des mises à jour et une maintenance répétées sont nécessaires pour le système d'inventaire perpétuel, qui peut également être coûteux.

Un autre défi de l'utilisation de ce type de système est que, au fil du temps, l'inventaire enregistré peut ne pas refléter l'inventaire réel, car il n'y a pas de dénombrements physiques fréquents.

Le résultat est que les enregistrements d'inventaire sont affectés par des erreurs, des articles volés ou des articles incorrectement numérisés, ce qui les rend ne correspondent pas à des comptes d'inventaire physique.

-Système d'inventaire périodique

Le système d'inventaire périodique ne suit pas l'inventaire en continu, mais permet aux organisations de connaître les niveaux d'inventaire initiaux et finaux, pendant une certaine période de temps.

Ce système suit l'inventaire en utilisant des baisses physiques. Une fois l'inventaire physique terminé, le solde du compte d'achat s'ajoute au compte d'inventaire et s'adapte pour coïncider avec le coût de l'inventaire final.

Les entreprises peuvent choisir de calculer le coût de l'inventaire final à l'aide des méthodes de comptabilité des stocks LIFO, FIFO ou autre méthode, en tenant compte du fait que l'inventaire initial est l'inventaire final de la période précédente.

Il existe également des inconvénients à utiliser un système d'inventaire périodique. Premièrement, bien que le nombre d'inventaires physiques soit terminé, les activités commerciales normales sont presque suspendues. En conséquence, les travailleurs peuvent effectuer des dénombrements physiques à la hâte, en raison de limitations de temps.

Les erreurs et la fraude peuvent être plus fréquentes dans ce système, car il n'y a pas de contrôle continu sur l'inventaire. Il devient également plus difficile d'identifier où les écarts se produisent dans les dénombrements des stocks, car beaucoup de temps entre les dénombrements a lieu.

Comment mettre en œuvre un système d'inventaire dans une entreprise?

-Développer un système de stockage

Organisez les produits

La première consiste à organiser les produits stockés afin d'accéder facilement et de compter chaque article d'inventaire. Il est nécessaire de tout étiqueter afin qu'il puisse être reconnu avec simplicité et les matériaux peuvent être placés au bon endroit.

L'efficacité du système d'inventaire dépend en grande partie de la précision du comptage des articles à inventer. Un nombre incorrect peut provoquer des écarts de comptabilité, générer des ordres excessifs et une surproduction.

Exigences de stockage

Ce qui suit est de calculer les dimensions physiques nécessaires pour stocker l'inventaire. Cela pourrait être un entrepôt ou un petit placard, selon la taille des produits ou des matériaux, et le volume des ventes.

Toute condition spéciale requise pour le stockage, telles que la température ou le contrôle de l'humidité, doit également être envisagée.

L'inventaire doit être placé efficacement pour améliorer sa manipulation. Chaque article doit être situé de sorte que celui qui a la plus grande rotation est le plus accessible.

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Vous devriez également envisager de vous débarrasser des articles obsolètes vendus rarement.

Considérez un système de code-barres

Si vous avez beaucoup d'inventaire, un moyen de suivre les articles sera nécessaire. La façon la plus simple de le faire est via un système de code à barres. S'il y a peu de types d'éléments, un système visuel peut être utilisé.

-Faire l'inventaire

Former des employés

Les personnes qui travaillent dans l'inventaire sont l'aspect le plus critique du système. S'ils ne sont pas formés ou sûrs pour qui doit effectuer une action, l'efficacité et la précision de la direction seront affectées.

Les employés doivent être formés à tous les aspects du système d'inventaire, comme ce qui devrait être fait à chaque point, qui devrait le faire et comment être documenté.

Effectuer des comptes périodiques

La fréquence à laquelle l'inventaire est effectuée aura une influence significative sur la précision du système d'inventaire. Certains types de fonctionnement nécessiteront des intervalles d'inventaire plus fréquents que d'autres.

Il est important de se concentrer d'abord sur les articles les plus critiques. Par exemple, des articles de grande priorité tels que 80% des ventes peuvent être établis. Ensuite, des catégories de priorités moyennes et faibles peuvent être créées pour des articles avec moins de ventes. Cela évitera de perdre du temps à compter les articles avec de faibles ventes.

-Réconcilier les stocks

Ajuster les données

L'inventaire doit être ajusté en raison des vols, de l'obsolescence, de la détérioration ou des dommages. La réduction de l'inventaire expliquera la différence entre le nombre d'inventaires physiques et l'inventaire enregistré dans les livres.

Fonctions séparées

L'administration des stocks nécessite à la fois la gestion physique de l'inventaire, telles que le comptage et le déplacement de l'inventaire, en tant que tâches administratives, telles que la présentation de la documentation et de la comptabilité correspondantes.

Ces deux fonctions doivent être gérées par différents départements, réduisant ainsi le risque de vol.

-Améliorer la gestion des stocks

Optimiser les niveaux d'inventaire

Les niveaux d'inventaire doivent être maintenus au bon niveau pour maximiser les bénéfices et réduire les pertes.

Le maintien de trop d'inventaire augmente le risque d'obsolescence, de dommages et de détérioration, tout en ne maintenant pas suffisamment de pertes de ventes.

Mettre en œuvre un logiciel

Bien que l'utilisation d'une feuille de calcul peut fonctionner pour une petite entreprise, les grandes entreprises auront besoin d'un logiciel de gestion des stocks.

Le système peut être intégré à un autre logiciel d'entreprise pour créer un système intégré et automatiser les opérations.

Méthodes et outils pour le contrôle des stocks

Contrôle des stocks ABC

Il n'est pas souhaitable d'avoir le même degré de contrôle sur tous les articles de l'inventaire, car chacun varie en fonction de sa valeur de consommation annuelle.

Par conséquent, cette méthode de contrôle des stocks est utilisée pour déterminer l'importance de chaque article de stock en fonction de sa valeur de consommation annuelle. Ils sont classés comme a, b et c.

Les articles de grande valeur sont classés comme "A". Ils forment généralement 15% à 25% des éléments d'inventaire, qui représentent 75% à 80% de la valeur de consommation annuelle. Un contrôle strict doit être maintenu sur ces articles.

La catégorie "B" est composée d'articles qui ont une valeur de consommation plus faible. Il se compose de 20% à 30% des éléments d'inventaire, qui représentent 10% à 15% de la valeur de consommation annuelle. Un contrôle raisonnable dans ces articles doit être maintenu.

Les articles les moins importants de l'inventaire sont classés comme "C". Il comprend 45% à 65% des éléments d'inventaire, qui représentent 5% à 15% de la valeur de consommation annuelle. En raison de la faible valeur de ces articles, peu de contrôle sur eux sont maintenus.

Méthode à trois niveaux

Il est basé sur le concept du système Kanban, utilisé par les fabricants japonais, qui régule la fourniture d'articles en utilisant une carte qui montre un ensemble de spécifications.

Les centres de travail montrent cette carte lorsqu'ils souhaitent extraire l'inventaire des plateaux de fournitures.

Les trois plateaux, un sur le sol, un autre dans l'entrepôt et le troisième dans l'établissement du fournisseur, sont bien équipés d'une carte kanban pour suivre le mouvement de l'inventaire.

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Après avoir utilisé l'inventaire du plateau placé sur le sol, il est reconstitué à partir du plateau d'entrepôt. Par la suite, le plateau d'entrepôt est envoyé au fournisseur pour être rempli de l'inventaire réservé. Immédiatement, le fournisseur fera plus d'inventaire pour remplir son plateau vide.

Juste à temps

C'est une méthode où les matériaux sont acquis quelques heures avant d'être utilisés. Il est adopté par les entreprises pour réduire la charge d'inventaire inutile, au cas où la demande est inférieure à celle prévue.

L'objectif de cette méthode est d'augmenter la rotation des stocks et de réduire le coût de maintenance par stockage.

Par conséquent, cela élimine la nécessité de transporter de grands stocks. Pour profiter des avantages de cette méthode, il doit y avoir une synchronisation adéquate entre la livraison du matériau et le cycle de fabrication.

Système informatisé

Cet outil s'intègre dans un seul système toutes les fonctions impliquées dans la gestion des stocks. Le logiciel de ce type permet une entreprise.

Ses avantages peuvent être maximisés lorsque le système de contrôle des stocks est intégré à d'autres systèmes, tels que la comptabilité et les ventes, qui aident à mieux contrôler les niveaux d'inventaire.

Quantité de commande fixe

Dans cette méthode, les niveaux d'inventaire maximum et minimum sont fixes. La quantité maximale fixe d'inventaire peut être automatiquement reconstituée lorsque le niveau d'inventaire atteint le niveau de stock minimum ou le point de réorganisation établi.

La société doit établir la capacité de stock maximale et minimale, selon l'espace de stockage et la tendance des ventes.

Cette méthode aide à réduire efficacement les erreurs de réorganisation et à administrer efficacement la capacité de stockage.

Exemples

NetSuite ERP

Ce système est conçu pour avoir un contrôle des stocks, quel que soit le volume ou l'emplacement. Il permet de répondre aux attentes du service à la clientèle ou de fournir des bons de travail à l'entrepôt.

En utilisant ses outils et fonctions intégrés, vous pouvez surveiller l'inventaire à plusieurs endroits, ainsi que surveiller les commandes et les actions de sécurité.

Conçu pour les entreprises moyennes et grandes, la solution garantit qu'il existe un large volume d'inventaire pour répondre aux demandes des commandes à tout moment.

Inventaire zoho

Ce qui sera vu immédiatement dans ce système de gestion des stocks, c'est qu'il fait partie des applications de productivité commerciale de Zoho, l'une des marques de logiciels les plus utilisées au niveau de l'entreprise.

Le grand avantage de l'inventaire Zoho par rapport à d'autres systèmes est sa compatibilité avec d'autres applications de productivité Zoho, qui permet de migrer des données stables via des produits Zoho.

Cela signifie que l'inventaire, les ventes, les ressources humaines peuvent être gérés et administrer les relations avec les clients, en utilisant une seule plateforme.

Fusée

Alors que beaucoup connaissent QuickBooks comme un excellent logiciel de comptabilité, son outil de gestion des stocks est en mesure de continuer les meilleurs outils d'administration des stocks de marché.

S'il est considéré que les entreprises se consacrent à la vente d'articles ou de services, il est logique qu'une solution logicielle comptable puisse administrer tous ces articles.

Tout d'abord, QuickBooks est responsable de la mise à jour des montants d'inventaire qui sont vendus ou achetés. Une vue rapide de cette fonction devrait facilement dire ce qui est vendu, puis dire ce qui devrait être réorganisé.

Alors qu'ils sont pris en charge d'autres tâches, QuickBooks fonctionne en arrière-plan pour transporter les valeurs de l'inventaire jusqu'au bilan.

Les références

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