Fonctions d'un secrétaire

Parmi les principaux Fonctions d'un secrétaire Ils mettent l'accent sur l'ordre du jour, s'occupent du public et gèrent des informations confidentielles. C'est la personne qui est responsable de l'exécution de tâches d'assistance administrative dans un bureau.

Cette position peut être exercée par un homme ou une femme, bien que la plus courante est que c'est une femme qui l'exerce. Ils sont généralement en charge des affaires confidentielles de personnes atteintes d'une certaine hiérarchie au sein de l'entreprise, telles que les administrateurs, les gestionnaires, les présidents, entre autres. Qui vient les transformer en la main droite de l'exécutif pour lequel ils travaillent.

Si l'entreprise est petite, la plus grande charge de travail du secrétaire est liée aux tâches de bureau de base.

Certains pays du monde consacrent une journée spéciale de l'année pour remercier et célébrer leur travail. Par exemple, en Colombie, au Pérou et au Mexique, la journée du secrétaire est le 26 avril, tandis qu'au Venezuela, c'est le 30 septembre.

Fonctions principales d'un secrétaire

Le travail d'un secrétaire est de soutenir son patron pour se conformer pleinement à son rôle au sein de l'organisation, sans retards ni distractions.

Bien que la nature de l'entreprise affecte le type de travail requis d'un secrétaire, on pourrait dire que ses principales fonctions sont:

1- Gestion de l'ordre du jour

Il est de la responsabilité du secrétaire de se tenir au courant de l'ordre du jour de la personne pour qui il travaille. Là, vous devez refléter tous vos engagements d'emploi et, parfois, personnel.

Vous devez également conserver les données de toutes les personnes et institutions avec lesquelles votre employeur doit être lié.

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L'ordre du jour du secrétaire sert généralement de journal opérationnel de l'exécutif pour lequel elle travaille.

2- Attention au public

L'attention au public est l'une des tâches les plus fondamentales que le secrétaire doit faire. Vous devez répondre aux appels et enregistrer leur raison, ainsi que toutes ces données qui permettent à votre employeur de surveiller la question.

C'est aussi la personne qui reçoit des visiteurs au bureau. C'est pourquoi il est important que le secrétaire maintient une image selon l'image de l'entreprise du lieu de travail.

Son rôle n'y est pas seulement pour saluer et rendre les visiteurs avec bonté, mais donne également les premières instructions et directives sur la culture organisationnelle et les processus internes de l'entreprise.

3- Gestion des documents

En plus d'être la personne qui reçoit et gère la correspondance de son patron, une secrétaire écrit, lit, répond et archive la plupart des cartes, des notifications, des mémorandales et des courriels de son employeur.

À cette fin, il devrait être géré certaines applications de logiciel qui vous permettent de préparer plus d'agilité et rapidement de tels documents.

La spécificité de ces compétences dépendra du type de travail requis dans le domaine dans lequel il fonctionne.

La secrétaire gère la base de données de contact de son patron et dépose la correspondance écrite, ainsi que les procès-verbaux de l'assemblage et d'autres documents d'intérêt au sein du bureau.

C'est le secrétaire qui prend normalement note des questions discutées lors de réunions importantes.

4- Gestion sensible de l'information (interne et externe)

Parmi les fonctions qui distinguent un bon secrétaire est de gérer adéquatement et efficacement toutes les informations extrêmement importantes pour le fonctionnement de l'entreprise ou de l'institution dans laquelle il fonctionne.

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Par exemple, vous devez avoir le contrôle des documents juridiques qui peuvent être exigés par les instances gouvernementales à tout moment.

Vous pouvez également avoir accès à des informations sur l'environnement ou à l'un des acteurs liés à l'entreprise. Ces informations doivent être gérées de manière discrète, efficace et opportune.

5- Organisation de bureau

Le secrétaire doit opérer et garder l'équipement et les meubles de bureau en fonctionnement: téléphones, photocopiers, imprimantes, projecteurs, meubles, déposants, entre autres.

C'est celui qui porte le contrôle de l'inventaire des entrées et de l'équipement de bureau. Il conserve également les systèmes de fichiers physiques et électroniques dans l'ordre, afin que les informations soient facilement disponibles pour les besoins.

La secrétaire doit avoir son espace de travail propre et organisé, car ce sont généralement les premières choses que les gens en dehors de l'entreprise voient en entrant dans leurs installations.

6- Préparation des présentations

Normalement, un cadre doit présenter ses rapports sous la forme de présentations qui reprennent et hiérarchisent les informations. Pour cette tâche, il demande généralement de l'aide à son secrétaire.

La personne du Secrétariat doit s'assurer que les informations qui y apparaissent reflètent correctement les données que votre patron souhaite partager.

Il doit également être attentif qu'il s'agit d'une présentation exempte d'erreurs d'orthographe et qu'elle est cohérente avec l'identité graphique de l'entreprise.

7- Surveillance administrative

Il est également de la responsabilité d'un secrétaire de savoir que les politiques et procédures nécessaires pour s'occuper des actifs de l'entreprise ou de l'institution dans lesquels elle sert est rempli.

Selon le niveau hiérarchique de son boss, le secrétaire peut valider la précision des données qui reflètent le détail des opérations budgétaires.

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Un secrétaire doit faire face au contrôle de la direction et à l'administration correcte des ressources au sein du bureau.

8- Organisation de déplacement

Si le patron a besoin de voyager beaucoup pour les affaires du travail, le secrétaire aura la fonction d'organiser tout ce qui concerne le déplacement. De l'acquisition de billets de train ou d'avion, l'hébergement ou l'embauche d'un conducteur ou d'un guide local.

9- Communication avec les autres départements

Dans de nombreux cas, le secrétaire est responsable de la distribution ou de la réception d'informations d'autres départements avant de passer par leur patron. Avec cela, évitez une surcharge de travail à votre supérieur, car il peut synthétiser les besoins les plus importants et ceux qui nécessitent plus d'urgence.

Le secrétaire virtuel

Avec la montée des œuvres en ligne, la figure des secrétaires survient en ligne ou assistants virtuels.

Ces secrétaires effectuent la plupart des tâches décrites ci-dessus mais à distance. Dans ces cas, les secrétaires facturent leurs services par heure ou par projet.