Systèmes de contrôle de contrôle administratif, objectifs, exemples

Il contrôle administratif Il est défini comme le processus par lequel les gestionnaires influencent d'autres membres de l'organisation pour mettre en œuvre des stratégies. Il est exécuté sur la base des informations reçues par les gestionnaires.

Il traite de la coordination, de l'attribution des ressources, de la motivation et de la mesure du rendement. La pratique du contrôle de la gestion et la conception des systèmes de contrôle de gestion est basée sur une série de disciplines académiques.

Source: Pixabay.com

Le contrôle administratif implique une mesure approfondie. Par conséquent, il est lié et nécessite une contribution comptable, en particulier la comptabilité de gestion. Deuxièmement, cela implique des décisions d'attribution des ressources. Par conséquent, il est lié et nécessite une contribution de l'économie, en particulier l'économie de la gestion.

Troisièmement, cela implique la communication et la motivation du travail. Cela signifie qu'il est lié et nécessite une contribution de la psychologie sociale, en particulier le comportement organisationnel.

Les mauvais contrôles au sein d'une entreprise augmentent les menaces importantes, telles que l'utilisation inefficace des ressources, le traitement des erreurs, la réduction de la rentabilité, le manque de conformité réglementaire et le vol ou le détournement des actifs par les employés.

[TOC]

Planification et contrôle

Il existe un lien étroit entre la planification et le contrôle. La planification est un processus par lequel les objectifs d'une organisation et les méthodes pour atteindre les objectifs sont établies. Le contrôle est un processus qui mesure et dirige les performances réelles par rapport aux objectifs prévus de l'organisation.

Une fois les stratégies établies et les plans réalisés, la tâche principale de la direction est de prendre des mesures pour s'assurer que ces plans sont effectués ou, si les conditions l'exigent, que les plans sont modifiés.

Le contrôle administratif est l'une des fonctions de gestion, telles que la planification, l'organisation, la supervision et la gestion.

C'est une fonction importante, car elle aide à vérifier les erreurs et à prendre les mesures correctives pour minimiser l'écart des normes et atteindre les objectifs établis de l'organisation de la manière souhaitée.

Le contrôle administratif peut être défini comme la fonction du système qui ajuste les opérations si nécessaire pour atteindre le plan, ou pour maintenir les variations des objectifs du système dans les limites autorisées.

Systèmes de contrôle administratif

Ce sont des systèmes qui collectent et utilisent des informations pour évaluer les performances de différentes ressources commerciales, telles que les humains, le physique, le financier et l'organisation en général, à la suite des stratégies de gestion poursuivies.

Par conséquent, ils sont l'ensemble des procédures formelles nécessaires à l'efficacité administrative et économique. Les gestionnaires l'utilisent pour maintenir ou modifier les normes dans les activités de l'organisation.

Faisant partie intégrante de l'ensemble du système de contrôle d'une entreprise, son objectif est de garantir la mise en œuvre complète et en temps opportun des plans et politiques de gestion.

Ils peuvent inclure la manière dont les fournitures sont demandées à la manière dont l'utilisation des actifs est programmée, les travaux sont attribués ou l'inventaire est administré.

Un système de contrôle administratif est la manière dont les gestionnaires peuvent documenter leurs stratégies ou politiques organisationnelles. De même, c'est un moyen d'évaluer les performances des processus d'entreprise internes, en les comparant aux objectifs et politiques déclarés.

Outil commercial

Le système de contrôle administratif est un outil commercial qui peut donner une indication sur la façon dont une organisation est effectuée en fonction de ses objectifs.

Cependant, les contrôles administratifs ne sont que l'un des outils que les gestionnaires utilisent pour mettre en œuvre les stratégies souhaitées.

Peut vous servir: Diagramme de tournée: à quoi sert-il, comment se fait-il, des exemples

Les stratégies sont mises en œuvre non seulement par des contrôles administratifs, mais aussi avec la structure organisationnelle, la gestion des ressources humaines et la culture organisationnelle.

Composants

Le système de contrôle administratif est un outil pour aider la gestion à diriger une organisation vers ses objectifs stratégiques et son avantage concurrentiel. Il est généralement entendu qu'il a trois composants:

- Établissement de normes.

- Mesure réelle des performances par rapport à ces normes.

- Prenez des mesures correctives pour les déviations des règles et des plans.

Des difficultés

Il y a deux difficultés courantes entourant les systèmes de contrôle administratif dans les entreprises.

- Être capable de reconnaître les zones où un contrôle plus important est nécessaire.

- Pour pouvoir reconnaître lorsque les contrôles existants sont inefficaces ou défectueux.

Objectifs

Les objectifs du contrôle administratif se réfèrent à la fiabilité des informations financières, à la rétroaction en temps opportun sur la réalisation des objectifs opérationnels ou stratégiques, et à se conformer aux lois et aux réglementations.

Détection d'erreur

Une irrégularité dans l'administration de l'entreprise peut mettre en danger la réalisation des objectifs généraux d'une entreprise, leur faisant perdre du terrain devant la concurrence et jusqu'à ce que sa propre survie soit compromise.

Par conséquent, il est important de détecter rapidement les anomalies. De même, différents circuits et zones peuvent être identifiés que, bien qu'ils ne soient pas affectés par de graves anomalies ou défaillances, pourraient être optimisés par le bien-être général de l'entreprise.

Montrez que tout fonctionne correctement

Le contrôle administratif vérifie que tout fonctionne bien et que les objectifs proposés et les niveaux établis au niveau administratif en ce qui concerne les bénéfices, les ventes, la sécurité, etc., Ils sont remplis sans modifications significatives.

De cette façon, l'entreprise devient plus sûre, étant plus solide de ses normes et de ses processus de prise de décision opérationnelle.

Loi

La détection d'une situation n'est pas très utile si des actions spécifiques ne sont pas prises pour canaliser une circonstance négative, grâce aux informations détaillées et concrètes fournies par le contrôle administratif.

Communiquer et motiver les travailleurs

La connaissance précise du statut de l'entreprise, y compris ses erreurs, ses problèmes et les aspects correctement gérés, favorise une meilleure communication avec les travailleurs, les motivant à garantir que les aspects nécessaires sont améliorés, ou que la bonne ligne est suivie.

Mettre en œuvre des mesures préventives

Le diagnostic prématuré des problèmes concrètes détectés par contrôle administratif rend les actions correctives inutiles, étant remplacés par uniquement des actions préventives.

avantage

Le plus grand avantage du contrôle administratif est qu'il crée un cycle de gestion et de contrôle pour le leadership d'entreprise. La prise de décision est rationalisée car il y a moins de personnes impliquées.

Aide les gestionnaires à mesurer les performances réelles et comme guide vers la réalisation des objectifs.

Aider la décentralisation

La tendance moderne des organisations commerciales est vers la décentralisation, qui nécessite un système de contrôle.

En décentralisation, l'autorité de prise de décision est dispersée dans toute l'organisation.

La direction doit maintenir le contrôle entre leurs mains pour savoir si l'autorité est utilisée correctement. Sans contrôles administratifs adéquats, la décentralisation ne peut pas réussir.

Aide à la coordination

La taille des entreprises modernes augmente. Une grande quantité de capital et un grand nombre de personnes y sont utilisées.

Cela crée le problème d'un contrôle adéquat, car il existe de nombreuses divisions qui produisent et distribuent différents produits. Pour coordonner vos activités, un système de contrôle est requis.

Peut vous servir: Portfolio des services: types, pièces et exemples

Simplifie la supervision

Simplifie la supervision en soulignant des écarts importants. Garde les employés sous contrôle.

Un bon système de contrôle détecte très rapidement les faiblesses. Cela aide à étendre la portée du contrôle à tous les niveaux.

Accroître la motivation

Les techniques de contrôle créent une atmosphère d'ordre et de discipline dans l'organisation, à trouver des écarts et à identifier leurs facteurs responsables.

Cela augmente la motivation des employés, car ils connaissent le travail pour lequel ils sont considérés comme responsables.

Désavantages

Un inconvénient du contrôle administratif est qu'il peut décourager la créativité et l'innovation, en rendant une entreprise plus standardisée et moins flexible.

Souvent, les organisations ayant un contrôle administratif strict sont moins capables de s'adapter aux changements sur le marché, leur industrie ou l'environnement juridique, ayant limité la portée des idées et des plans possibles

Difficulté à établir des normes quantitatives

Le contrôle administratif perd son efficacité lorsque la norme de performance ne peut pas être définie en termes quantitatifs.

Il est très difficile d'établir une norme quantitative pour le comportement humain, le niveau d'efficacité, la satisfaction au travail, la motivation des employés, etc. Dans de tels cas, le procès dépend de la discrétion du gestionnaire.

Il n'y a aucun contrôle sur les facteurs externes

Une entreprise ne peut pas contrôler des facteurs externes, tels que la politique gouvernementale, les changements technologiques, le changement de mode, le changement de politique de concurrence, etc.

Résistance aux employés

Les employés de la base peuvent se sentir méprisés et insatisfaits car ils ne sont pas autorisés à présenter leurs idées. Les employés estiment que le contrôle réduit leur liberté d'action. Cela peut conduire à une forte rotation du personnel.

Les employés résistent souvent au contrôle. En conséquence, l'efficacité de la même chose est réduite

Matière coûteuse

Pour installer un système de contrôle administratif, les organisations doivent passer beaucoup de temps et d'argent.

Les avantages doivent être plus que le coût impliqué, alors le seul contrôle sera efficace, sinon, cela entraînera une inefficacité.

Importance

Sans contrôle administratif, le processus de gestion est incomplet. Dans les entreprises, le besoin de contrôle survient en raison de plusieurs facteurs:

- Il est difficile d'établir des normes de performance pleinement précises dans les grandes organisations. D'un autre côté, un manager a besoin de toutes sortes d'informations en temps opportun, qui n'est pas toujours disponible. Le contrôle est nécessaire pour évaluer la précision des normes.

- Les employés sont confiés à de grosses sommes d'argent et de ressources précieuses. Cependant, en l'absence de contrôle, les employés peuvent céder aux tentations. Un système de contrôle efficace aide à minimiser les comportements malhonnêtes des employés.

- En l'absence de contrôle, les employés peuvent se détendre dans leurs efforts et les performances peuvent tomber en dessous de la normale.

Grâce au contrôle, il est assuré d'obtenir et d'utiliser efficacement les ressources d'une organisation pour atteindre les objectifs souhaités. Le contrôle administratif offre les avantages suivants:

Vérification des politiques

Permet à la direction de vérifier la qualité des différents plans. Par conséquent, vous pouvez révéler quels plans doivent être repensés ou quels objectifs doivent être modifiés.

Les changements dans l'environnement peuvent rendre les plans d'origine viables ou déficients. Le contrôle aide à examiner et à mettre à jour les plans.

Responsabilité de gestion

Même lorsqu'un gestionnaire attribue des activités et délégue l'autorité à ses subordonnés, il est toujours responsable de la performance finale.

Peut vous servir: fonds de roulement

Par conséquent, un gestionnaire doit vérifier les performances de ses subordonnés pour s'assurer qu'il utilise l'autorité déléguée sous la forme souhaitée.

Le contrôle administratif permet aux gestionnaires de remplir leurs responsabilités et en même temps de déléguer l'autorité.

Facteur de moteur

Inspire les employés à travailler dur et à offrir de meilleures performances. Quand ils savent que leur performance est valorisée et que leurs récompenses sont liées à cette évaluation, ils essaieront de contribuer à leurs meilleurs efforts.

Efficacité

Le contrôle contribue à l'efficacité des opérations, en se concentrant sur la réalisation des objectifs. Par conséquent, il permet aux gestionnaires de détecter et de corriger les erreurs avant de devenir sérieuses, aidant à minimiser les déchets et les pertes.

Exemples

Un contrôle administratif est tout processus, pratique, politique, outil, mesure ou système qui est mis en œuvre pour permettre à la direction de diriger les ressources d'une organisation. Voici des exemples illustratifs:

Contrôle des exigences

Documentez officiellement les plans comme exigences et gérez le changement de ces plans.

Commandes financières

Des contrôles financiers tels que la pratique du développement, de la surveillance et de la comptabilité d'un budget.

Contrôle des performances

Le processus de convention sur un ensemble d'objectifs avec les employés et d'évaluation des performances par rapport à ces objectifs.

Surveillance

Surveillance des performances des employés pour améliorer la productivité, l'efficacité et la qualité du travail.

Le contrôle des changements

Le processus d'envoi, d'évaluation, d'approbation, de hiérarchisation, de mise en œuvre, de communication et d'examen des changements dans une organisation.

Contrôles de sécurité

Mettre en œuvre des garanties et des contre-mesures pour éviter les risques pour les personnes, les biens et les informations.

Contrôles de conformité

La mise en œuvre de processus, de procédures, de systèmes, de contrôles, de mesures et de rapports pour se conformer aux lois, réglementations, normes et politiques internes.

Référence

C'est le processus continu d'une évaluation comparative des résultats de l'entreprise contre l'industrie, la concurrence ou les meilleures pratiques actuelles.

Amélioration continue

C'est le processus répétitif de prendre des mesures aux choses, de les améliorer et de les mesurer à nouveau.

Contrôle de qualité

Assurez-vous que les sorties correspondent aux spécifications. Par exemple, implémentez un processus pour tester les produits dans une chaîne de production.

Garantie de qualité

C'est le processus de prévention des défaillances de qualité future. Par exemple, la pratique de l'étude de la cause profonde de toutes les échecs de qualité pour identifier les améliorations.

Automatisation

Améliore la productivité, l'efficacité et la qualité en remplaçant le travail par l'automatisation.

Contrôle des données

Contrôle des données dans des domaines tels que la qualité des données, l'ascendance de données, la sécurité, l'intégration et la conformité.

Contrôle de l'inventaire

Réglementer et compter l'inventaire afin d'éviter la pénurie ou le surplus d'une alimentation.

Contrôle des actifs

Contrôle des actifs tels que les installations, l'infrastructure, les machines, les logiciels et la propriété intellectuelle.

Par exemple, un système de comptabilité des actifs implémente une séparation appropriée des préoccupations concernant les actifs.

Les références

1. All Business (2019). Qu'est-ce qu'un système de contrôle administratif et pourquoi sont-ils si importants? Pris de: AllBusinessAdmin.com.Au.
2. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2019). Système de contrôle de gestion. Pris de: dans.Wikipédia.org.
3. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2019). Contrôle (gestion). Pris de: dans.Wikipédia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). La fonction de contrôle de la gestion. MIT SLOAN. Tiré de: Sloanreview.mit.Édu.
5. Dictionnaire d'affaires (2019). Contrôle de gestion. Tiré de: Dictionnaire d'affaires.com.
6. John Spacey (2015). 21 Exemple de contrôle de la gestion. Pris de: simplitable.com.
7. MBA Knowledge Base (2019). Importance du contrôle de la gestion dans une organisation. Tiré de: Mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Avantages du contrôle des manerials pour une organisation. Votre bibliothèque d'articles. Tiré de: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). L'importance et les limites du contrôle. Votre bibliothèque d'articles. Tiré de: yourarticlelibrary.com.