10 fonctions d'un assistant administratif

Le Fonctions d'un assistant administratif Ce sont des tâches d'assistance et d'accompagnement aux activités normales développées par une entreprise. Par conséquent, ils sont fondamentaux pour un fonctionnement efficace de la même.

Ces activités sont généralement variables en fonction du domaine des affaires de l'entreprise où ils travaillent. Par exemple, dans des bureaux spécialisés tels que les études de droit, les participants ont généralement une formation spécifique pour l'exécution de certaines activités.

Cependant, il existe des fonctions communes à tous les domaines qui tournent généralement autour de la distribution et de l'administration des informations au sein du bureau. Cela comprend la gestion des documents, l'organisation des fichiers et des événements.

Mais ces activités peuvent devenir beaucoup plus larges. À certaines occasions, les participants administratifs doivent également faire face au traitement des informations comptables et même garantir le fonctionnement des ressources technologiques de l'entreprise.

Fonctions principales d'un assistant administratif

1- Gestion des documents

L'une des principales fonctions d'un assistant administratif est d'aider les membres du bureau à la gestion des documents et des fichiers.

Habituellement, cette tâche est liée au stockage, à l'organisation et à l'administration des fichiers. Cependant, à certaines occasions, il peut également être nécessaire d'écrire, d'éditer et d'examiner les documents.

Dans certaines entreprises, ils sont même invités à retirer des cartes ou des notes et d'enregistrer les procès-verbaux des réunions qui ont lieu.

Dans certains cas, par exemple, en ce qui concerne une loi des avocats, une formation spécialisée est nécessaire pour remplir ces fonctions: l'assistant administratif doit comprendre la terminologie et les procédures juridiques.

D'un autre côté, les assistants administratifs qui travaillent dans le domaine de la médecine ont besoin de connaissances différentes. Ils doivent avoir la formation nécessaire pour le traitement avec les patients et la lecture de rapports médicaux.

2- Planification des événements

La planification des événements de bureau est également généralement la responsabilité des participants administratifs. La taille de cette responsabilité peut être variable en fonction de la taille de l'entreprise.

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Un événement peut simplement être un conseil d'administration ou un déjeuner d'affaires, mais il peut également s'agir d'un plus grand congrès ou d'une partie commerciale. Dans les deux cas, l'assistant doit gérer tous les critères liés à l'événement.

Cela comprend la contaction des fournisseurs, la réservation, le choix des menus et la décoration. Mais cela comprend également des contacts, des invitants et des confirmations des participants, des conférenciers et des conférenciers au cas où cela serait nécessaire.

3- Soins en face à face pour les utilisateurs et les visiteurs

L'attention des utilisateurs est généralement l'une des tâches les plus courantes pour les participants administratifs. Le public auquel l'attention est toujours axée sur la taille de l'entreprise et son orientation commerciale.

Dans le cas de petites entreprises qui servent directement au public, il est possible que l'assistant administratif reçoive des clients. Lorsque cela se produit, leur travail vise à les guider et à y assister pendant leur passage à travers les installations de l'entreprise.

Dans les grandes entreprises, l'assistant administratif doit assister à d'autres visiteurs en tant que partenaires ou grands fournisseurs.

Dans ce cas, votre mission sera de les guider conformément à votre programme et aux réunions avec la direction ou d'autres domaines de l'entreprise.

4- Téléphone et attention virtuelle

La catégorie du service utilisateur comprend des soins téléphoniques et virtuels. Dans le cas des soins téléphoniques, l'orientation des clients et des partenaires est incluse, ainsi que l'organisation et l'administration des agendas.

En faisant référence aux soins virtuels, les tâches dépendront des canaux organisés par la Société pour la fonction publique ou la gestion de l'information.

Dans certains cas, il s'agit de gérer les e-mails, de répondre, de transférer ou d'archiver les messages si nécessaire.

Dans d'autres cas, lorsque les canaux de communication virtuels sont plus diversifiés, d'autres tâches peuvent être incluses, comme l'attention au public via des systèmes de chat ou même les préoccupations à travers les réseaux sociaux de l'entreprise.

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Dans les grandes entreprises, il est habituel qu'il existe du personnel spécifiquement axé sur l'attention de ces canaux de communication. Lorsque les entreprises sont petites, cette tâche reste généralement entre les mains des participants administratifs.

5- Administration des agendas

La gestion des agendas est généralement l'une des tâches les plus importantes des participants administratifs. Cette responsabilité comprend la réception de rendez-vous et des candidatures de candidatures par téléphone, face à -face ou en ligne, et en les organisant à l'ordre du jour selon les critères définis.

Il comprend également la programmation des réunions à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, des déjeuners de travail et des voyages d'affaires.

Dans ces derniers cas, la réserve de l'assistant, les hôtels, les restaurants ou les salles de réunion est également la responsabilité de l'assistant si nécessaire.

6- comptabilité

À certaines occasions, les participants administratifs sont responsables du suivi et de l'enregistrement des dépenses qui se produisent au sein de l'entreprise. Ces tâches peuvent être simples, comme l'enregistrement de certaines dépenses sur une feuille de calcul.

Dans certains cas, l'assistant est invité à avoir une formation pour le développement de tâches plus complexes. Par exemple, vos responsabilités peuvent inclure la présentation des rapports comptables à la gestion.

Généralement cela dépend de la taille de l'entreprise. Une grande entreprise a généralement des rôles plus spécialisés; Dans ceux-ci, les informations comptables sont administrées par une personne embauchée à cette fin.

Cependant, l'une des compétences fondamentales de tout assistant administratif est le logiciel de comptabilité de bureau, comme Microsoft Excel.

7- Gestion technologique

La gestion technologique des ressources fait également partie des fonctions des participants administratifs. En ce sens, sa responsabilité est de s'assurer que tous les outils nécessaires pour le fonctionnement de l'entreprise fonctionnent bien.

Cela comprend la sauvegarde des informations contenues dans l'équipement informatique et la mise à jour antivirus, entre autres tâches.

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D'un autre côté, l'administration d'équipements tels que les projecteurs et les ordinateurs portables est incluse. Cela implique également l'examen et la maintenance de l'équipement nécessaire pour le développement normal des activités sous leur responsabilité.

Cela ne signifie pas que l'assistant administratif doit avoir des connaissances techniques. Votre travail consiste spécialement dans l'embauche de personnel technique qui effectue périodiquement la maintenance de l'équipement pour éviter les revers.

8- Correspondance et collection de colis

La réception et la livraison de la correspondance et de la parcelle seront la fonction de l'assistant administratif. Cela sera conscient de la suivi de l'expédition - les paiements si nécessaire. À son tour, vous devez gérer la correspondance et la livrer aux départements correspondants.

9- Gestion des données du personnel

L'assistant administratif doit avoir contrôlé les données personnelles de l'entreprise ou des employés de l'institution. Cela servira à rendre le cas nécessaire, l'auxiliaire peut fournir rapidement les informations. Pour ce faire, il s'occupera d'obtenir les données d'identification ou d'intérêt de chaque employé.

10- Transcription d'informations

Lors des réunions, il est possible que la présence de l'assistant administratif soit tenue de prendre note de ce qui précède, puis de le transcrire au format écrit. Il en va de même si certaines conversations sont prises par l'audio et doivent être transcrites.

Compétences d'un assistant administratif

Parmi les compétences et les capacités d'un assistant administratif, pourrait être mentionné:

- Connaissances du bureau (base de données, feuilles de calcul, processeurs de texte, programmes d'auto-édition ...).

- Compétences en communication.

- Être organisé.

- Capacité à gérer le temps et les ressources.

- Bonne mémoire. 

- Compétence avec des programmes informatiques. 

- Compétence pour la saisie.

- Capacité de synthèse.

- Capacité de travail d'équipe.

- Bon niveau d'écriture, d'orthographe et de compréhension de la lecture.

- Efficacité et productivité.