Fonctions d'unité de correspondance, structure, importance

La unité de correspondance Il s'agit d'un poste de travail qui reçoit, classe, enregistre et distribue des communications et documents internes et externes pour tous les membres d'une organisation entre différentes divisions. Son objectif est de s'assurer qu'ils sont livrés à leur destinataire efficacement, rapidement et dans les meilleures conditions.

Les sociétés ou sociétés privées et publiques mettent en œuvre ce programme de gestion de documents pour accélérer les processus de contrôle des correspondances. C'est un processus qui est intégré à la dynamique organisationnelle et permet la réalisation des objectifs de l'entreprise.

L'unité de correspondance surveille la livraison efficace et rapide des informations au sein d'une entreprise. Source: Pixabay.com

Des anciennes archives à l'ère numérique, la méthode d'organisation de ce département a pour but d'autoriser un accès facile aux informations documentaires d'intérêt et de protéger les enregistrements de contrôle, les fichiers, les manuels des procédures et l'ensemble historique de l'entreprise dans format physique et / ou numérique.

Il existe actuellement des logiciels développés pour accélérer la gestion des documents, ce qui a eu un impact positif sur l'environnement, car le fichier physique a tendance à disparaître et la consommation de papier est évitée.

De même, la livraison ou la réception de la correspondance est rendue plus dynamique et accélérée à travers l'intranet et l'extranet.

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Les fonctions

L'unité de correspondance a des fonctions spécifiques visant à documenter, organiser et distribuer de manière efficace pour les correspondances qui contiennent des informations inhérentes à l'entreprise ou au service fourni, ainsi que toute la documentation vitale pour le soutien de l'activité administrative et organisationnelle.

Parmi les fonctions spécifiques de l'unité de correspondance sont les suivantes:

- Contrôler l'entrée et la sortie des documents.

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- Distribuer des communications aux zones correspondantes.

- Traiter la correspondance et les communications générées en interne et en externe.

- Numériser les documents.

- Commander, classer et décrire les documents du fonds documentaire de la société.

- Conserver et contrôler la production documentaire.

- Attribuer des nombres consécutifs à la correspondance produite ou reçue (rayonnement).

- Sélectionnez les documents et communications qui doivent être préservés et les transférer dans les archives centrales.

Structure

L'unité de correspondance est organisée en fonction de la taille et des caractéristiques de l'entreprise ou de l'institution. Cela dépend généralement d'un siège qui se divise en deux sous-unités: une entrée et une sortie hors de sortie.

Chaque sous-unité a des fonctions spécifiques orientées vers l'administration et le contrôle de tout ce qui a à voir avec la correspondance interne et externe. Ce type d'unités de structuration comme suit:

Direction

Définir les réglementations et les politiques qui rationalisent, normalisent et régulent la production de documents, les méthodes de distribution, l'expédition et la réception de la correspondance et les affectations des membres du ministère. Autrement dit, de manière coordonnée, ils génèrent le processus de gestion des documents et des archives et sa systématisation efficace.

Sous-unité de correspondance

Il est responsable de la mise en œuvre des méthodes de distribution et de contrôle dans la zone de gestion des documents sur la base des politiques et réglementations établies par la Société. Ceci est divisé en:

Correspondance d'entrée

Ce sont les documents qui arrivent et visent les différents départements de l'institution. Dans ce domaine, les documents sont reçus. Avant de sceller la conformité de la réception, il faut vérifier que:

- Sont en effet pour l'institution ou l'entreprise.

- L'affaire est inhérente à l'institution ou à l'entreprise.

- Sont dûment scellés et signés.

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- Les annexes, s'ils existent, sont complètes. S'ils ne le sont pas, la réclamation doit immédiatement être faite à l'émetteur de forme écrite ou verbale.

- Le sceau de la sous-unité avec date et heure de réception est placé.

Contrôle et livraison

Ensuite, les documents sont classés en plaçant le symbole correspondant au département où il doit être envoyé. L'inscription est effectuée conformément aux principales données de contrôle, à la date de réception, au département auquel il est prévu, au numéro de contrôle d'enregistrement et aux données de l'expéditeur d'origine.

Après cette étape de documentation et de classification, la distribution est projetée, qui consiste à faire chaque département ou à dépendance à la correspondance. Ledit département procédera à la reconnaissance de reçue et conforme.

Dans le cas où il est déterminé qu'un document n'est pas destiné à l'institution ou n'est pas dans son concours.

Correspondance de sortie

Ce domaine est responsable de la réception de la correspondance et des documents de chacun des départements de l'entreprise ou de l'institution et de les organiser en fonction de leur destination. Il fera le bureau sur les routes pertinentes une fois qu'ils valideront ce qui suit:

- Les documents doivent être rédigés dans le document institutionnel.

- Les documents doivent être signés (à la fois l'original et la copie).

- Les annexes doivent être attachées.

- Les données du destinataire et de l'adresse doivent être correctes.

- L'enregistrement de contrôle et de sortie doit apparaître avec la date et le code.

Après avoir examiné et approuvé les données et les caractéristiques établies pour l'expédition, procédez à une preuve de réception.

Cette zone assume la responsabilité de l'envoi et de la livraison aux destinations après les avoir classées selon la route (par courrier, personnellement ou directement, par un échange, entre autres).

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Les enveloppes seront étiquetées et les documents qu'ils contiennent dans les contrôles de livraison ou de factures en fonction de l'itinéraire par lequel ils expédient seront identifiés. Vous devez retourner une copie des documents scellés et signés comme accusé de réception de réception.

Enfin, ils sont archivés dans l'ordre alphabétique, numérique, thématique ou chronologique pour effectuer l'enregistrement de sortie et établir le contrôle.

Importance

L'unité de correspondance est une zone sensible et haute confidentielle. Cela dépend de ces relations et des communications à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution est effectuée efficacement et en temps opportun.

L'importance de l'unité de correspondance repose sur le fait que c'est celle qui doit garantir la préservation, la garde et la conservation des documents qui constituent la mémoire de l'institution ou de l'entreprise.

L'objectif principal est de fournir un accès aux informations écrites gérées au sein de l'entité.

Les références

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