Demande d'achat

La forme de demande d'achat Il s'agit du document généré par un service d'utilisateurs ou par le personnel de l'entrepôt pour informer le service d'achat des articles nécessaires pour demander, le montant et le délai de livraison. L'achat dans une entreprise commence par la collecte des exigences.

Après avoir compilé, le service des achats doit être informé. La demande d'achat est le document qui contiendra la liste de ces exigences. Pour éviter une certaine fraude, les gestionnaires des départements ne sont généralement pas autorisés à passer des commandes directement aux fournisseurs ou à acheter au nom de la société.

Au lieu de cela, qui passe en fait les commandes aux fournisseurs externes est un autre département appelé service d'achat. Les gestionnaires des différents départements utilisent les formulaires de demande d'achat pour informer ce département quels sont nécessaires pour acquérir.

Les réquisitions d'achat et les bons de commande sont des documents clés dans le processus d'acquisition des articles dont la société a besoin pour son fonctionnement, normalisant l'interne et l'extérieur.

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Gars

Les points clés de la demande d'achat sont les suivants:

• Il s'agit d'une demande qui est faite au service des achats d'acquérir une certaine liste de documents.
• A besoin de l'approbation de l'organisation d'achat.
• Il s'agit d'un document interne; c'est-à-dire qu'il reste au sein de l'organisation.

Une demande d'achat peut être créée pour les types d'approvisionnement suivants:

Standard

Pour obtenir des fournisseurs et des matériaux, à la fois pour des processus productifs et des articles de bureau consommables et d'autres actifs.

Externalisation

Pour fournir des matières premières à un fournisseur, puis obtenir un produit fini.

Peut vous servir: relations publiques internes et externes d'une entreprise

Consignation

Obtention de matériel qui est économisé dans les installations de l'entreprise et paie le fournisseur pour cela.

TransfInventaire endex

Pour obtenir du matériel d'un autre département ou d'un autre domaine qui se trouve dans la même organisation.

Service externe

Pour obtenir les services d'un fournisseur externe, comme effectuer des travaux de maintenance des usines.

Comme élaboré?

Les composants de base qui composent une demande d'achat sont:

- Numéro de demande, qui permet d'identifier le document. Ce doit être pré-impressive.

- Service des candidats.

- Date de la réquisition et de la date de livraison demandée.

- Nom de la personne qui prépare la réquisition et la signature de la personne qui effectue l'autorisation correspondante.

- Les articles demandés doivent être décrits en détail, pour éviter les données inexactes. Le montant doit être exact; Il est très important de placer l'unité requise (kilos, litres, unités, etc.).

- Signature du gestionnaire du service des achats qui approuve ou non l'achat.

- Si les fournisseurs ont déjà été demandés, ils doivent être joints à l'exigence.

Processus de réquisition d'achat

Le processus de demande d'achat est utilisé par les organisations pour effectuer et surveiller les commandes d'approvisionnement. Ceux-ci peuvent provenir de n'importe quoi: des matières premières aux meubles de bureau et plus.

Lorsqu'un directeur du département considère que les matériaux sont épuisés, remplissez le formulaire de demande d'achat, qui comprend les champs susmentionnés.

Une demande d'achat est le formulaire qu'un service d'entreprise envoie au service des achats, répertoriant les articles que vous souhaitez demander à un fournisseur externe.

Peut vous servir: archeo en espèces

Ce processus permet aux utilisateurs de passer une commande, de recevoir l'approbation du superviseur et, plus important encore, de permettre aux fournisseurs externes de présenter les contributions des prix.

Lorsque le responsable des achats reçoit la demande d'achat dans ce processus, il peut consulter toutes les informations envoyées par l'utilisateur d'origine. Le gestionnaire sélectionne simplement si la demande est approuvée ou non.

S'il n'est pas approuvé, il y a une image pour pouvoir placer la raison de la décision et le service de demande sera informé de cette décision. Cependant, si le gestionnaire donne son approbation, la prochaine étape sera de demander la contribution aux fournisseurs.

Importance

Le processus d'achat commence

De temps en temps, les départements d'une entreprise auront besoin de matériaux; La demande d'achat commence le processus d'achat. Le service des achats agira en fonction de la solidité du document.

S'il y a un problème, le document aidera un département à des fournitures avec une certaine communication.

C'est un outil de contrôle

Lorsqu'il n'y a pas de contrôles appropriés, le personnel peut être impliqué dans des fraudes, car ils peuvent demander du matériel pour un usage personnel.

Avec une réquisition d'achat, il existe des mesures établies pour s'assurer qu'aucune fraude n'est pratiquée. La demande doit passer par plusieurs mains pour garantir votre précision et votre besoin.

Protéger l'entreprise

Avec les ordonnances de réquisition mises en œuvre, les possibilités de fraude sont évitées. Les actifs de l'entreprise sont également protégés.

Centralisation du processus d'achat

Lorsqu'une organisation exige que toutes les réquisitions soient effectuées de manière centralisée par le biais du service d'achat, il est facile de gérer l'ensemble du processus.

Les acheteurs en bénéficient également, car ils peuvent désormais regrouper les achats et profiter du pouvoir d'achat de l'organisation pour négocier de meilleures conditions.

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Exemples

Exemple 1

Non. de réquisition: 00455

Date: 15 mai 2018

Nom de la droite: Annaliese Corvo

Position: superviseur de la formation

Département: formation du personnel

Raison de l'exigence: Les articles suivants doivent être utilisés dans le cours de formation "Assurance qualité", qui sera publiée au cours de la semaine du 16 juillet 2018.

- 01 Cas de marqueur pour Rotafolio.

- 12 crayons.

- 01 Rotafolio avec 20 feuilles blanches: 1 mètre de large x 1,5 mètre de long.

- 12 ordinateurs portables simples de taille normale.

- 06 Marqueurs colorés pour l'ardoise.

- 12 caoutchouc à effacer.

- 12 stylos à encre bleue.

2 contributions reçues des fournisseurs de papeterie sont attachés.

Autorisé par: Alberto Moreno

Position: gestionnaire des ressources humaines

Gestion des ressources humaines

Exemple 2

Le département de production de confection, s.POUR. Vous devez demander différents matériaux et remplir le formulaire de demande d'achat. Ce formulaire informe le service d'achat que ces fournitures sont nécessaires.

Le service des achats peut approuver ou refuser la demande reçue. S'il est approuvé, un bon de commande sera créé.

Le bon de commande est envoyé au fournisseur pour acheter les produits. Le fournisseur produit et livre les produits avec une facture.

Le service de réception reçoit les produits et publie le rapport de réception au service comptable.

Si tous les documents sont satisfaits, la zone comptable émet le caissier de la facture, indiquant que le paiement au fournisseur peut être effectué.