Principes de contrôle de l'entreprise

Quels sont les principes de contrôle?

Les Principes de contrôle d'une entreprise Ce sont les réglementations qui nécessitent l'existence de procédures et de processus établis dans les systèmes comptables pour aider les gestionnaires à superviser et à réglementer les activités commerciales, garantissant ainsi que les actifs de l'entreprise sont protégés.

L'objectif des principes de contrôle est de s'assurer que le système comptable fonctionne correctement et que les événements commerciaux sont enregistrés précisément. De toute évidence, les gestionnaires ne peuvent pas superviser tous les employés, il est donc possible que certaines erreurs se produisent ou qu'une fraude se produit.

Pour identifier et établir des contrôles efficaces, la direction doit continuellement évaluer le risque, superviser la mise en œuvre du contrôle et modifier les contrôles si nécessaire.

Avoir une telle fonction commerciale essentielle offre une sécurité raisonnable en réduisant la probabilité d'erreurs et en protégeant les actifs de l'organisation. En raison de son importance, les entreprises doivent considérer les principes fondamentaux du contrôle.

Quels sont les principes de contrôle?

1. Environnement de contrôle

Le style de gestion et les attentes des gestionnaires de haut niveau, en particulier leurs politiques de contrôle, déterminent l'environnement de contrôle.

Dans un environnement de contrôle, il existe une supervision supplémentaire faite par un comité de gestion, qui garantit qu'il existe une intégrité administrative, des valeurs éthiques, une structure organisationnelle bien définie et des employés compétents et fiables, attribuant l'autorité et les responsabilités.

2. Les activités de contrôle

Ce sont des politiques et des procédures spécifiques que la direction utilise pour atteindre ses objectifs. Il s'agit notamment des éléments suivants:

Séparation des tâches

Il faut que différentes personnes soient affectées à l'exécution de différentes tâches dans des activités connexes, en particulier celles impliquant l'autorisation, la garde ou la maintenance des dossiers.

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En exigeant que différentes personnes font ces fonctions, un système de contrôle équilibré est créé.

Approbation des transactions et des activités

Il contribue à garantir que toutes les activités de l'entreprise respectent les politiques et directives établies.

Exiger que certains managers approuvent certains types de transactions ajoutent un engagement supplémentaire à des dossiers comptables, démontrant que les transactions ont été analysées et approuvées par l'autorité correspondante.

Standardisation du document

Il comprend la création de factures et d'autres documents faciles à utiliser et suffisamment.

La standardisation facilite l'examen des anciens enregistrements en recherchant l'origine de certains écarts dans le système. L'absence de normalisation peut entraîner l'opinion ou la méconnaissance des éléments dans cette revue.

Contrôles physiques et d'accès sur les actifs et les enregistrements

Ce sont des commandes électroniques ou mécaniques (coffres-coffres, cartes d'identité, clôtures, boîtes de boîte, caméras vidéo, serrures) ou des commandes d'ordinateur, liées aux privilèges d'accès ou aux procédures de support et de récupération établies.

La technologie peut généralement arriver là où les gens ne le peuvent pas et peuvent être au travail 24 heures sur 24 sans avoir besoin d'un paiement supplémentaire.

Le contrôle de l'accès à un système comptable via des mots de passe, des blocages et des enregistrements d'accès électroniques maintient les utilisateurs non autorisés en dehors du système, tout comme il fournit un moyen de combler l'utilisation du système pour identifier les erreurs d'erreurs.

Revues indépendantes

Les entreprises doivent périodiquement examiner leurs systèmes de contrôle. Cela doit faire une personne qui n'a fait aucune partie du travail qui sera vérifiée.

Ces examens aident à garantir la fiabilité des informations comptables et l'efficacité des opérations.

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Affectation des responsabilités

L'entreprise doit clairement établir des responsabilités. Attribuer des responsabilités spécifiques aux personnes garantissant qu'ils comprennent quelle est leur fonction pour maintenir le contrôle.

Si une responsabilité est évidente, un système de contrôle efficace indiquera clairement qui ne fait pas de tâche assignée.

Exemples

Tous ces contrôles répondent aux objectifs du principe de contrôle. Une fois les contrôles qui marchent, les gestionnaires n'ont pas à superviser l'activité de chaque employé. Ils peuvent périodiquement examiner les contrôles pour s'assurer qu'ils fonctionnent correctement et se concentrer sur la gestion d'entreprise.

Séparation des tâches

Il est un bon contrôle pour s'assurer que les fonctions de maintenance des enregistrements sont séparées de la gestion réelle de la trésorerie.

Pour cette raison, le caissier est responsable de la facturation des clients en espèces, avec la possibilité de le déposer à la banque, et le service comptable est responsable de l'enregistrement de ces reçus en espèces et de la réconciliation bancaire.

De cette façon, une seule personne ne peut pas prendre l'argent du client et la détourner, puis couvrant une comptabilité frauduleuse.

Si deux personnes font ces travaux, la seule façon dont la fraude peut fonctionner est de savoir si chaque personne est en complicité avec l'autre. De toute évidence, deux employés complices sont beaucoup moins sujets qu'un seul employé qui vole.

Approbations

Exigeant l'approbation pour effectuer des paiements de dépenses volumineuses peut empêcher les employés sans scrupules de faire de grandes transactions frauduleuses avec les fonds de l'entreprise.

Une liste de prix officielle sert d'approbation au personnel de vente à vendre avec ces prix. De plus, il peut y avoir un contrôle qui permet au directeur des ventes d'autoriser des changements raisonnables dans la liste des prix.

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Personnel et rotation de vacances

La rotation obligatoire des employés ou la période de vacances sont mises en œuvre pour détecter les régimes frauduleux où il est nécessaire d'avoir un système habituel pour le maintenir.

Si le comptable modifie les responsabilités tous les deux mois, une personne ne pourra pas exécuter un faux système de manière cohérente.

Audits physiques

Les audits physiques incluent le nombre manuel de trésorerie et tout autre actif physique enregistré dans le système comptable, tels que les stocks.

Le nombre physique peut révéler des écarts cachés dans les soldes des comptes en ignorant complètement les enregistrements électroniques. Le nombre de trésorerie aux points de vente peut être fait quotidiennement ou même plusieurs fois par jour.

Les projets les plus importants, tels que l'inventaire physique, doivent être réalisés moins fréquemment, peut-être annuellement ou trimestriels.

Conciliations comptables périodiques

Ils garantissent que les soldes du système comptable coïncident avec les soldes des comptes d'autres entités, tels que les banques, les fournisseurs et les clients.

Les différences trouvées entre ces types de comptes complémentaires peuvent révéler des écarts dans leurs propres comptes, ou que les erreurs proviennent des autres entités.

Commandes automatisées

Ce sont probablement les contrôles internes les plus courants car ils protègent non seulement l'entreprise, mais augmentent également son efficacité.

Les montres de temps automatisées sont un bon exemple. Les employés vérifient ces montres à leur arrivée, puis vérifient à la fin de leur journée.

L'horloge de temps automatisée élimine la possibilité que les employés trichent avec leurs heures de travail.