Les 15 fonctions de bureau les plus importantes

Le fonctions de bureau qui dominent Ce sont les activités administratives menées par le personnel d'une entreprise, d'une organisation ou d'une institution, et qui sont nécessaires à leur opération. Si efficacement sont effectués efficacement, les résultats seront bien meilleurs que s'ils sont mal faits.

Le travail de bureau a normalement un horaire régulier du lundi au vendredi qui commence à 8 ou 9.m. et dure jusqu'à 4 ou 5 P.M, bien que cela varie selon les pays ou les régions.

La plupart des travaux de bureau nécessitent des compétences de base telles que: la communication par fluide oral, la capacité d'écrire, des archives et une certaine expérience des équipements de bureau tels que des ordinateurs, des photocopiers, etc.

Selon le niveau de la position ou de la responsabilité assumée, il exige que la personne possède une éducation technique, universitaire ou quatrième.

Les fonctions du bureau principal qui dominent

1- planification

Il s'agit de la première et la plus importante des tâches car elle consiste à définir comment les méthodes et les structures organisationnelles peuvent contribuer au plan d'affaires.

Il existe des outils technologiques qui les aident, alors ces méthodes peuvent être spécifiées dans les tâches parmi les membres de l'équipe, mais seule une bonne planification peut garantir que tout se termine en ajoutant à l'objectif commercial.

Pour la planification générale, une vision claire des entreprises et un certain niveau hiérarchique au sein de l'entreprise est nécessaire, mais chaque membre de l'équipe doit planifier son travail afin qu'ils puissent atteindre les objectifs et les délais établis.

2- Rapports de transcription et / ou de rapports

Une tâche qui occupe le temps de ceux qui travaillent dans un bureau rédigent, dans tout soutien, des rapports qui soutiennent ou détaillent leurs fonctions ou qui expliquent parmi le reste de leurs collègues les détails (expérience, avancées, résultats, pros et contre, etc.), d'un projet particulier.

Ces écrits servent également d'enregistrement de l'activité de l'organisation à laquelle appartient ce bureau, pour les inspections ou les critiques futures.

3- Assister aux réunions

Ce sont des réunions entre les membres d'une équipe de travail dans laquelle des idées sur les projets actuels sont échangés, de nouvelles propositions sont présentées, des présentations, des rapports ou des rapports sont partagés.

Ils ont généralement l'objectif d'aligner que tous les temps présents dans le sens d'un objectif commun, attribuant des rôles, des tâches et des délais à chacun. Ils servent également à résoudre des inconvénients qui se sont produits dans l'exécution des tâches.

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Ils ont généralement une fréquence, une durée et une dynamique très définies. De plus, ce qui y est conversé est généralement enregistré en minutes ou minutes pour vos archives.

Certaines organisations organisent des réunions quotidiennes, plusieurs jours par semaine, toutes les deux semaines et d'autres mensuellement. La fréquence des réunions dépend de chaque entreprise et de ses besoins.

4- réunions de programme

Il s'agit de coordonner l'ordre du jour de toutes les personnes qui doivent être dans une réunion afin qu'ils parviennent à coïncider dans un lieu et un temps spécifiques.

C'est une tâche qui peut être écrasante, donc s'appuyer sur la technologie peut être une bonne idée. Il existe des applications, telles que ScheduleOnce, qui vous permettent de programmer automatiquement les réunions, permettant aux clients de voir les dates disponibles et de choisir un calendrier qui leur convient.

5- Vérifiez le courriel d'entreprise

C'est une tâche qui peut prendre beaucoup de temps. Un rapport d'Adobe publié en 2016, qui a résulté d'une enquête auto-administrée à plus d'un millier de travailleurs, révèle que nous passons en moyenne 20.5 heures par semaine, en vérifiant notre e-mail de travail.

Classifier, lire et répondre aux e-mails, est une forme de communication très courante et permet l'échange de fichiers et d'impressions liés à un projet ou un processus organisationnel.

Bien que les entreprises recherchent constamment des formulaires de gestion du courrier plus efficaces, il existe également des applications telles que les étiquettes intelligentes de Gmail.

Une autre façon d'accélérer cette tâche consiste à intégrer des modèles de messagerie de type ou des textes qui peuvent être envoyés avec un minimum de modifications à différents destinataires et sur différentes opportunités.

6- Gestion des finances

Cette tâche doit être garantie que l'argent remplit son cycle de vie dans l'achat et la vente de produits et services; que toutes les factures sont envoyées, enregistrées, payées et envoyées. Bien sûr, il y a des bureaux dans lesquels ils ne sont dédiés qu'à cela.

Cette activité comprend également la mise à jour des comptes financiers et des documents juridiques de manière à ce qu'il n'y ait aucun inconvénient dans le cadre juridique qui concerne l'organisation en question.

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7- logistique

Cette fonction garantit que tous les biens liés aux travaux de l'entreprise sont transportés depuis et vers les entrepôts et les clients. Il comprend également la création du lien avec les fournisseurs pour obtenir des matières premières pour la fabrication de nouveaux produits.

L'objectif de cette fonction est de s'assurer que l'entreprise a en sa possession tout ce qui est nécessaire pour maintenir la production du bien ou du service qui est le marketing.

8- Appelez l'attention

Dans un bureau, il est également nécessaire de répondre au téléphone, car c'est un moyen de communication avec les clients, les fournisseurs et parmi les collègues eux-mêmes. 

Bien que cela semble une tâche simple, elle nécessite un certain protocole car il peut être la voix que quelqu'un en dehors de l'entreprise s'associe à l'image de ce. Par conséquent, il est important que les règles de courtoisie soient respectées, un ton institutionnel est maintenu, le volume de la voix et le vocabulaire utilisé sont modérés.

Un autre fait important, qui est parfois négligé lors de l'exécution de cette fonction, est d'écrire autant de données que possible de l'autre côté du téléphone; Cela alimentera la base de données de contact de l'entreprise et vous permettra de surveiller le problème discuté lors de la conversation téléphonique.

9- Organisation d'archives

La plupart des tâches exécutées dans un bureau, génèrent un document: factures, notes, minutes, minutes, rapports de vente, etc.

En numérique ou en papier, c'est une quantité d'informations qui oblige quelqu'un à le cataloguer, à le déposer et à le protéger en fonction de son niveau d'importance pour l'entreprise.

Précisément ce dernier point, celui de la protection de l'information, est un problème qui est devenu un casse-tête pour de nombreuses organisations, de sorte que les outils, les protocoles et les procédures qui recherchent la sécurité dans les archives et la transmission de la transmission surviennent de plus en plus de données sensibles dans un organisation.

Dans certains cas, disque dur externe.

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10- Distribution du courrier de l'entreprise

Une tâche qui, malgré ne pas avoir besoin d'une formation scolaire très élevée, nécessite une bonne organisation, une responsabilité et un sentiment d'urgence, est la distribution de la correspondance au sein du bureau.

Un boceto de algún diseño, la tarjeta de crédito que envía el banco, las facturas de un proveedor o la carta de respuesta de un ente gubernamental, son algunos de los documentos que cualquier empleado puede estar esperando y del cual pueden depender muchos otros procesos dentro de l'entreprise.

11- Service client

Cette fonction consiste à assister physiquement à des clients avec des doutes ou des plaintes concernant les produits ou services offerts par l'entreprise.

12- Impression et copie des documents

Il consiste à imprimer les documents qui doivent être sauvés physiquement ou dont des copies doivent être dupliquées ou livrées aux travailleurs de l'entreprise.

13- Entretiens avec des candidats

C'est l'une des tâches du processus de sélection du personnel. Ils peuvent être pris individuellement ou en groupe, c'est-à-dire en se concentrant sur un seul candidat ou plusieurs.

14- Achat de fournitures et de matériel de bureau

Les matériaux de bureau sont essentiels pour leur efficacité. Les fournitures de papeterie, l'encre d'imprimante, l'emballage ou le papier doivent toujours être disponibles, il doit donc y avoir quelqu'un en charge de sa gestion.

15- Fonctions administratives

Les efforts administratifs sont essentiels pour une entreprise pour maintenir la stabilité et peut réussir dans ses activités. Être conscient des problèmes juridiques, des documents et d'autres parcelles bureaucratiques sont quelques-unes de ces fonctions.

Les références

1. Audra Bianca (S / F). Conseils d'organisation et de planification de bureau. Récupéré de: Smallbusiness.Chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tâches de bureau qui peuvent et devraient automatiser. Récupéré de: est.SBA.Gouvernement.
3. Dewei Caitlin (2016). Combien d'heures de votre vie avez-vous gaspillé sur le travail e-mail? Essayez notre calculatrice déprimante. Récupéré de: WashingtonPost.com.
4. Laurie Reeves. Liste des emplois travaillant dans un bureau. Récupéré de: travail.Chron.com.
5. Que fait un assistant de bureau. Récupéré de l'apprentissage.org.
6. Que font exactement les gens dans des emplois de bureau. Récupéré de: reddit.com.