Types de documents

UN document Il s'agit de l'enregistrement matérialisé d'une activité spécifique réalisée par une personne ou une organisation. Cette documentation peut être présentée dans des médias physiques ou virtuels et au format texte, photos, vidéos, entre autres.

Lors de la fabrication d'un document dans l'un des moyens dans lesquels il peut être présenté, un langage facile doit être utilisé pour assimiler et qui exprime clairement ce que vous voulez communiquer, réalisant ainsi celle qui l'utilise peut plus facilement comprendre ce que vous voulez exposer.

Il est important de dire qu'un document cherche également à stocker les informations qu'il contient afin qu'elle puisse être consultée à l'avenir. En d'autres termes, lors de la documentation de données spécifiques, non seulement il est demandé que le contenu ponctuel soit enregistré, mais qu'il peut être consulté à tout moment de l'heure.

De plus, on peut dire que le message qu'il laisse enregistré peut dépendre de sa classification. C'est s'il est public ou privé, car l'un de ces deux types a une gestion différente.

Classification des documents

Dans l'élaboration des documents, deux utilisations principales sont présentées; selon son format et selon son utilisation.

Selon son format

Cette classification fait référence aux moyens dans lesquels le document sera présenté, c'est-à-dire à la manière dont le contenu sera exposé. Pour cela, il existe différents formats, tels que:

Documents texte:

• La documentation sous forme de texte est ce qui est complètement exposé dans la langue écrite, soit avec des lettres, des chiffres, des caractères ou des symboles.
• C'est l'un des moyens les plus traditionnels d'enregistrer un contenu particulier, car il permet d'expliquer son contenu en détail et en profondeur.
• Dans ce type de documents, vous pouvez trouver des livres, des magazines, des rapports techniques, une recherche universitaire ou scientifique, des e-mails, des publications dans les réseaux sociaux ou les lettres.

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Image ou documents photographiques:

• Ce sont ces documents qui enregistrent leurs informations en images, photos, cartes, dessins, etc.
• La façon dont ils communiquent leur contenu est beaucoup plus visuel que les autres types, facilitant ainsi leur compréhension et leur compréhension.
• À titre d'exemple de ce type de documents, des photos d'un lieu, d'une personne ou d'un animal particulier, des dessins ou des croquis de certaines données économiques ou politiques ou graphiques peuvent être vus.

Documents sonores:

• Dans ce type de documents, le contenu sous forme auditive est documenté, étant en particulier des moyens basés sur le langage oral ou les expressions sonores.
• Dans ces éléments, des pièces musicales, des chansons, des sons sonores, des expressions vocales, des sons d'animaux, de la radio ou des podcasts sont mis en évidence.
• Ces éléments nécessitent une technologie qui vous permet d'enregistrer des sons, aidant ainsi leur stockage et leur distribution. Grâce aux avancées technologiques, les médias numériques facilitent l'accès à ceux qui ont besoin de les consulter.

Documents audiovisuels:

• Ce sont tous ces documents basés sur les deux éléments visuels (tels que des photos ou des images), ainsi que des éléments sonores (tels que des indices audio ou des pièces auditives).
• Dans les formats audiovisuels, vous pouvez voir des documents tels que des vidéos, des films, des documentaires, des animations, des nouvelles, des séries de séries, entre autres.
• Comme des documents sonores, les enregistrements audiovisuels ont besoin d'une technologie qui permet d'enregistrer à la fois leurs composants visuels et sonores.

Il est important de préciser que certains des formats précédents peuvent être physiques ou numériques et que, selon leur forme, leur stockage, leur distribution et leur organisation sont facilitées.

Conformément à ce qui précède, des documents de type texte ou de type photographique qui sont physiques peuvent nécessiter un grand espace pour être déposé, car le papier, les dossiers ou les fichiers peuvent avoir besoin de beaucoup de capacité.

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De plus, les documents sonores ou audiovisuels peuvent être stockés plus facilement car ce sont principalement des éléments numériques. Pour cette raison, ils ont gagné en popularité ces dernières années comme moyen d'enregistrer du contenu.

On pourrait dire que, ces dernières années, la plupart des documents de toute nature sont gérés dans les médias numériques, car ils ont de plus grands avantages par rapport à ceux de type physique.

Selon son utilisation

L'autre classification des documents est donnée en fonction de l'utilisation qu'ils auront, étant que public ou privé.

• Documents privés:

Les documents privés sont ceux où leur utilisation et leur accès à certaines personnes ou organisations sont restreints. Cela se fait afin de protéger les informations qu'ils exposent, évitant ainsi d'être consultée par ceux qui ne sont pas autorisés pour cela.

Pour protéger des documents numériques privés, des éléments tels que des mots de passe, des codes cryptés ou des clés de sécurité virtuels peuvent être utilisés.

De même, si ce sont des documents physiques privés, ceux-ci peuvent être protégés par endroits avec un stockage errant, des coffrets de sécurité ou des clés de sécurité.

Dans cette classification, il existe des éléments tels que les dossiers médicaux, les contrats commerciaux, les données bancaires, les e-mails personnels ou commerciaux, la recherche scientifique, les documents militaires, etc.

• Documents publics:

Ce sont tous ces documents qui peuvent être vus et examinés par n'importe qui, car ils n'ont pas d'accès restreint à aucune sorte. Pour cette raison, ce type de contenu peut être trouvé dans différents médias ouverts au public, qu'ils soient physiques ou numériques.

Contrairement aux documents privés, le public peut être stocké ou hébergé dans des lieux d'accès facile à ceux qui peuvent entrer pour les consulter.

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Ces documents peuvent être trouvés sur les pages Web s'ils sont numériques ou dans des bibliothèques, des librairies ou des bureaux publics s'ils sont de type physique.

Como ejemplo dentro de este tipo de documentos, se pueden ver documentos de identificación (DNI, pasaporte, licencia de tránsito, carnet de trabajo), artículos publicados en revistas o informes, títulos de propiedades, servicios públicos, matrículas de vehículos, actas de matrimonio , entre autres.

Il convient également de souligner que ces documents sont de classification publique ou privée, peuvent être composées de l'un des types ci-dessus. Ils peuvent être photographiques, audiovisuels, sonores ou texte.

D'un autre côté, il doit être très clair quel est le type de document à utiliser en fonction de leur classification, car il existe des moyens qui peuvent protéger vos informations si elles sont privées avec une plus grande efficacité ou faciliter l'accès à quelqu'un s'il est public.

Les références

1. Concept et types de documents. (2010). Obtenu auprès de MailXmail.com
2. Documents organisationnels. (2016). Obtenu à partir de http: // documents administration.Blogspot.com /
3. Types et classes de documents. (2019). Obtenu à partir de sdspanama.com
4. Types et classes de documents. (2019). Obtenu à partir de sdspanama.com
5. Types et formats de documents. (2012). Obtenu à partir d'Uji.est/