Système d'inventaire perpétuel

Nous expliquons ce qu'est un système d'inventaire perpétuel, comment il fonctionne, ses avantages et ses inconvénients

Qu'est-ce qu'un système d'inventaire perpétuel?

Il système de Inventaires perpétuels Il s'agit d'une méthode de comptabilité de l'inventaire qui enregistre immédiatement la vente ou l'achat d'inventaire grâce à l'utilisation de systèmes informatisés et de logiciel de gestion des actifs commerciaux.

Il montre une vue assez détaillée des modifications de l'inventaire avec des rapports immédiats sur le montant des stocks en stock, et reflète avec précision le niveau des marchandises disponibles.

L'inventaire perpétuel est la méthode préférée pour suivre l'inventaire, car il peut continuellement générer des résultats raisonnablement précis, s'il est correctement géré.

En tant qu'entreprise, avoir plus d'inventaire que nécessaire est coûteux et peut générer des déchets. D'un autre côté, avoir très peu de moyens qu'il existe un risque de décevants et de perdre des revenus de vente avec leurs concurrents.

Comme le logiciel d'inventaire perpétuel est toujours mis à jour, il a une visibilité instantanée des niveaux de stock, ce qui vous permet de répondre plus rapidement aux changements de demande.

Comment fonctionne un système d'inventaire perpétuel?

Avec le système d'inventaire perpétuel, une entreprise met en œuvre en permanence les enregistrements d'inventaire, comptant ses ajouts et soustractions pour des activités telles que:

• Articles d'inventaire achetés.
• Marchandises qui se sont vendues.
• Matériaux tirés de l'inventaire à utiliser en production.
• Articles jetés.

Le système fonctionne parfaitement lorsqu'il est associé à une base de données informatique, mis à jour en temps réel par le personnel de l'entrepôt via des scanners ou des vendeurs de code de barres utilisant des terminaux de point de vente.

Inventaire perpétuel Inventaire périodique

Traditionnellement, si vous vouliez savoir combien d'articles étaient disponibles dans l'entrepôt, des systèmes physiques ou automatisés basés sur des lots devaient être fabriqués.

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Les entreprises ont physiquement expliqué les actions à la fin d'une période donnée, et les chiffres des stocks ont été mis à jour à ce moment-là. Ceci est connu comme le système d'inventaire périodique, car les informations sont périodiquement mise à jour.

Le système d'inventaire perpétuel utilise des logiciels et des processus de gestion des stocks qui permettent une mise à jour en temps réel du mouvement des stocks.

Les employés utilisent des analyses de code-barres pour enregistrer les ventes, les achats ou les retours au moment où ils se produisent.

Ces informations sont envoyées à une base de données qui est continuellement mise à jour pour enregistrer chaque modification. La mise à jour perpétuelle de l'inventaire est ce qui donne le nom du système et différencie l'approche périodique.

Comptes d'inventaire perpétuel

Dans le cadre de ce système, il n'est pas nécessaire de maintenir un compte d'achat car le compte d'inventaire est chargé directement à chaque achat de marchandise.

Les comptes à compter dans ce système sont:

- Lorsque la marchandise est achetée pour la stocker dans l'inventaire:

- Lorsque vous encourez des dépenses telles que le fret, l'assurance, etc., ajouté au coût des marchandises:

- Si la marchandise est retournée au fournisseur:

- Lorsque la marchandise est vendue:

- Si la marchandise est retournée par les clients:

- Lorsqu'une différence se trouve entre le montant du compte d'inventaire et le décompte physique:

avantage

Permet un remplacement précis

Les changements dans l'inventaire sont enregistrés en temps réel, lors de l'achat et de la vente de l'inventaire. Cela lui permet de produire des rapports qui identifient immédiatement les éléments d'inventaire qui s'épuisent.

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Découvrez la diminution et le vol

Dans un système d'inventaire périodique, à la fin de la période, l'inventaire est ajusté, validant le nombre d'inventaire physique. Cela cache tout vol, diminue ou même compter les erreurs, lorsque cet ajustement est transféré sur le compte de coût de marchandise vendu.

Un système perpétuel comparera la valeur de l'inventaire dans le système avec la fin de la période et vous permettra d'étudier tout écart.

Produit des états financiers intermédiaires plus précis

Parce que dans le système d'inventaire périodique, les valeurs d'inventaire ne sont pas modifiées pendant la période, le compte d'inventaire au bilan et le coût du coût de marchandise vendu dans l'état des bénéfices et des pertes sont incorrects tout au long de la période.

Un système perpétuel maintient ces montants corrects et fournit un ensemble plus précis des états financiers tout au long de la période.

Gestion la plus proche des niveaux d'inventaire

Les niveaux d'inventaire sont toujours corrects et sont accessibles en ligne à tout moment. Vous pouvez calculer correctement votre taux de rotation pour savoir si les ventes ralentissent ou si les produits ne sont plus vendus.

Intégration avec d'autres systèmes commerciaux

Les informations sur les stocks de temps réel sont vitaux pour les équipements financiers et comptables. L'intégration du système d'inventaire avec des systèmes financiers aide à garantir des rapports fiscaux et réglementaires précis.

Les vendeurs peuvent offrir une meilleure expérience client, impactant directement leur réputation. Son intégration avec les systèmes de marketing donne à cette équipe un instantané actuel de ce qui est vendu et de ce qui ne.

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Désavantages

Coût de mise en œuvre élevé

Pour utiliser le système d'inventaire perpétuel, une entreprise doit d'abord installer des équipements et des logiciels spécialisés. Un investissement initial important, de nombreuses ressources et du temps pour mettre en œuvre le système sont nécessaires correctement.

Après avoir installé l'équipement et les logiciels nécessaires, ses mises à jour de maintenance et périodiques continueront d'être obligatoires, ce qui coûte encore plus les entreprises.

Plus grande complexité

Il exige que les entreprises offrent une formation à chacun des employés en raison de la complexité du système.

Les employés auront besoin d'une formation sur la façon d'utiliser le logiciel particulier de l'entreprise et de recevoir également une formation sur l'utilisation d'équipements spéciaux, tels que les scanners.

L'inventaire enregistré peut ne pas refléter l'inventaire réel

Il peut être un inconvénient que les transactions sont enregistrées dès qu'elles se déroulent, car l'inventaire enregistré peut ne pas refléter l'inventaire réel au fil du temps.

En effet, dans un système d'inventaire perpétuel, les comptes d'inventaire physique ne sont pas fréquemment utilisés.

Avec un plus grand nombre de personnes entrant des transactions dans le système, la société assume un plus grand risque de faire des erreurs dues à une erreur humaine.

Plus de temps de consommation

Avec le système d'inventaire périodique, les entreprises allouent un peu de temps pour enregistrer la comptabilité des stocks.

Vous pouvez vous inscrire chaque semaine, mensuellement ou même annuellement. Cela rend le système d'inventaire périodique moins de temps que le système d'inventaire perpétuel.

Avec le système perpétuel, chaque transaction doit être enregistrée immédiatement. Les auditeurs doivent examiner les transactions pour s'assurer qu'elles sont correctes et que les stocks physiques doivent encore être effectués pour trouver des écarts dans les chiffres.