Quel est le cycle de vie des documents?

Il Cycle vital des documents Il se compose d'une succession d'étapes à travers lesquelles un fichier se déplace tout au long de sa vie utile. Ces phases vont de la création d'un document, à travers toutes ses utilisations et modifications, jusqu'à ce qu'elle soit détruite ou déposée en permanence.

Le concept du cycle de vie des documents a été créé aux États-Unis après la Seconde Guerre mondiale. Cela a obéi à la nécessité de trouver un moyen approprié de gérer beaucoup de fichiers qui s'étaient accumulés.

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Chaque discipline aborde différemment le cycle de vie des documents, en tenant compte de son approche et de la nature du fichier. Par exemple, le cycle de vie d'un document juridique peut avoir des étapes différentes de celles qui ont un document académique.

Dans chaque cas, les considérations du temps où un document doit être conservé, comment être stocké ou quelle devrait être son utilisation correcte. De même, il existe également des approches différentes sur les étapes de son cycle de vie.

Par exemple, il peut y avoir des documents sans aucune valeur pour une entreprise ou pour une entité gouvernementale en raison de son antiquité. Cependant, ces mêmes fichiers peuvent avoir une valeur historique élevée pour un musée.

Une autre différence fondamentale est ce qui existe entre les documents analogues et numériques. Bien que l'importance réside dans le contenu des documents, l'existence des archives numériques implique des particularités de leur manipulation et des étapes de leur cycle de vie.

Les trois âges des documents

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En 1972, l'historien Carlos Wyffels a proposé la théorie des trois âges. Selon cela, les documents sont des objets qui ont un processus vital tout au long desquels leurs utilisations sont transformées.

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En général, les documents ont une utilisation intensive immédiatement après leur création et pendant un certain temps. Cependant, au fil du temps, cette utilisation est réduite jusqu'à ce qu'il s'arrête complètement, soit parce qu'ils sont archivés ou détruits.

Selon Wyffels, ce cycle par lequel tous les documents passent est divisé en trois âges: âge administratif ou actif, âge intermédiaire ou semi-actif et âge inactif ou historique.

L'âge administratif ou actif (dossier de gestion)

Fait référence à la période active d'un document. Il commence au moment de sa création et passe par différentes étapes dans lesquelles il est consulté, transféré et partagé fréquemment.

Par exemple, l'âge administratif d'un billet de services publics commence lorsqu'il est généré. Ensuite, il continue en mouvement pour une durée limitée: tandis qu'une livraison de facteur ou envoyé par e-mail, lors de la consultation et lorsqu'il est payé.

L'âge intermédiaire ou semi-actif (archive centrale)

C'est cette période au cours de laquelle le document a perdu l'utilité pour laquelle il a été créé. Par conséquent, il n'a pas une utilisation aussi active que dans l'ère administrative. Cependant, il est conservé et peut être consulté de manière rare.

Par exemple, l'âge intermédiaire d'un billet de services commence lorsque, après l'avoir payé, il est déposé dans un dossier. Il est très probable qu'il ne sera plus jamais consulté, cependant, il reste déposé en cas de préoccupation.

La durée de vie semi-active des documents peut être variable en fonction du type de document et en fonction du contexte. Un document juridique, par exemple, peut avoir une vie active plus étendue qu'un billet de services publics.

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Âge inactif ou âge historique (archives historiques)

Fait référence à la dernière période des fichiers. Cependant, tous les fichiers n'ont pas la même destination. Selon leur nature, ils peuvent être convertis en historiques ou détruits.

Les archives historiques sont celles qui ont une valeur culturelle ou de recherche. Par conséquent, au cours de cette étape, ils sont des méthodes de préservation achetées qui les maintiennent de la manière la plus complète possible.

Étapes du cycle vital des documents

La théorie des trois âges établit en général les phases fondamentales que tous les documents traversent. Cependant, il existe également d'autres étapes plus spécifiques qui définissent l'utilité et la manipulation des documents.

Les étapes à travers lesquelles un document se déroule dépendent de sa valeur, de son utilisation et de son contexte. Conformément à ces caractéristiques, il est déterminé quelles sont les phases qui doivent passer et quelles sont les dispositions techniques et administratives pour chacun d'eux.

Ce sont quelques-unes des étapes principales à travers lesquelles un document passe tout au long de sa vie utile:

1-création: Il consiste en la création du document, au format imprimé ou numérique.

2 sweetness: Selon le format dans lequel le document a été créé, il est stocké physique ou numérique. Dans certains cas, l'étape de numérisation est également prise en compte, lorsqu'elle fait partie du processus.

3 catégorisation: Il se réfère à l'organisation, à la classification ou à l'indexation des documents conformément aux paramètres établis dans chaque contexte.

4 transfert: fait référence à l'envoi et / ou à la livraison d'un document en fonction de ses caractéristiques. Aujourd'hui, cela peut se référer à une livraison par courrier physique ou une expédition par e-mail car le cas peut être.

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5-distribution: Cette étape fait référence à des documents pour un usage public ou une nécessité, donc après avoir été créé, ils doivent être divulgués à un certain groupe de personnes.

Utilisation à 6 collaborations: À l'heure actuelle, les fichiers peuvent être organisés pour une utilisation partagée et l'édition. Cette étape est d'apparence récente et est considérée comme exclusivement pour les documents numériques.

7-consultation: Il se réfère à cette étape dans laquelle les documents sont organisés avec l'intention qu'ils puissent être consultés. Au cours de ce processus, les dispositions de sécurité et / ou d'accessibilité sont très importantes, selon le public qui devrait accéder aux informations.

8-Archivado ou destruction: Ceci est la dernière étape du cycle de vie de tous les documents. Correspond au moment où il est décidé s'il a une valeur historique suffisante à préserver ou au contraire, il est détruit.

Ressources

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