Bureau dans le monde des affaires Fonctions, équipement et matériel

La Bureau dans le monde des affaires Il représente la partie de l'entreprise où les données reçues et émises sont traitées, afin de fournir les informations requises par l'organisation pour le développement normal de ses opérations ou activités.

Son importance est donnée parce que chaque entreprise qui produit des biens ou des services, quelle que soit la succursale dans laquelle elle se spécialise, a besoin d'un ensemble de personnes qui gèrent l'opération et gèrent les autres fonctions administratives. La plupart de ces personnes travaillent dans des bureaux.

Le montant du personnel dans un bureau peut varier, mais toutes les organisations, quel que soit leur type ou leur taille, ont besoin d'employés de bureau pour s'occuper des tâches quotidiennes. Les employés de bureau gèrent de nombreux aspects différents d'une entreprise.

Ces aspects incluent la comptabilité, le traitement du texte et des données, les télécommunications et autres activités. Ils sont nécessaires dans tous les secteurs de l'économie, de la fabrication au transport. 

La technologie apporte une contribution de base au bureau: elle permet une plus grande quantité de travail à faire dans une période plus courte.

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Fonctions de bureau

Le bureau dans le monde des affaires peut avoir des fonctions différentes:

- Les services importants fournis par le bureau comprennent à la fois les services administratifs et les autres types aux autres départements de l'organisation, qui ne peuvent pas fonctionner sans le bureau.

- Le bureau est aussi important dans une organisation que le cerveau du corps humain. Par conséquent, le bureau est le cerveau de l'entreprise. Recueillir des informations à partir de différentes sources internes et externes, enregistrez, organisez et analysez pour la mettre à la disposition de la gestion. Tous les types d'informations, passées et présentes, sont disponibles au bureau.

- Le bureau agit également comme intermédiaire. Connectez le monde extérieur aux différents départements et vice versa. Toutes les commandes de vente sont reçues par le bureau. Relie l'organisation aux clients, aux fournisseurs, au gouvernement et au grand public. Les relations publiques sont très importantes dans les bureaux modernes.

- C'est le cœur de toutes les activités commerciales; C'est comme un centre nerveux administratif. Depuis le bureau, les informations sur les achats, les ventes, les finances et les communications circulent.

- C'est un centre de contrôle; C'est le moyen que les politiques de l'entreprise soient réalisées. Lorsque l'entreprise se développe, chaque chef est délégué au pouvoir de prendre ses propres décisions et actions. Ainsi, chaque département aura son propre bureau, pour faciliter la direction pour décrire ses plans et politiques.

Certaines actions clés qui sont effectuées dans les bureaux sont:

• Réunions.
• Appeler à l'attention.
• Acceptez la stratégie de l'entreprise.
• Convenir des objectifs.
• Organisation des archives physiques et informatiques.
• Attention au client.
• Impression et copie de documents.

Équipement et matériel

Les équipes de bureau ont évolué pour permettre une plus grande automatisation. L'automatisation de bureau signifie utiliser les machines pour effectuer des tâches répétitives et fastidieuses que les gens ont déjà effectué. Les équipes aident également les travailleurs à faire leur travail plus rapidement et efficacement.

Parmi les équipes que nous pouvons trouver dans un bureau est:

Système téléphonique commercial et numéros de téléphone de bureau

Ce sont les principaux moyens utilisés pour la communication directe avec les clients et les fournisseurs.

Des ordinateurs

Pour traiter les informations, qui est actuellement l'âme de tout bureau. Ils sont également essentiels pour la communication, grâce à un e-mail.

Réseau informatique et connexion Internet

Si l'information est l'âme de l'entreprise, alors les réseaux informatiques sont les artères qui canalisent cette information dans tous les domaines de l'entreprise. Un câblage Ethernet, des routeurs et un modem sont nécessaires pour connecter le réseau local à Internet.

Imprimantes multifonctionnelles

Lorsque les informations sont numériques, nous voulons les imprimer, et si elle est imprimée, nous voulons la numériser. D'un autre côté, nous voulons le recevoir ou l'envoyer par fax. Ces équipes font tout.

Broyeurs de papier

Lorsque vous générez du papier imprimé, vous devez le détruire plusieurs fois. Le bureau est responsable des informations dont vous disposez.

Photocopiers

Fondamental pour faire des copies de documents.

Projecteurs vidéo et écrans

Utilisé pour les présentations dans la salle de réunion.

Équipes pour les marchands

Machines de point de vente et caisse enregistreuse.

Meubles

Dans les meubles d'un bureau, nous pouvons trouver ce qui suit:

• Chaises
• Bureaux
• Cuves
• Armoires
• Les tapis
• Réunions pour les réunions

Matériaux et fournitures de bureau

Certains des matériaux et fournitures nécessaires à l'exploitation d'un bureau sont:

• Draps de papier blanc: Utilisé pour les impressions et les photocopies, pour écrire de petites notes et pour des présentations dans Rotafolios.
• En papier rouier: Fax Thermal Paper, Tableau d'étiquette, papier point de vente.
• Formulaires pré-présélectionnés: Factures, déclaration fiscale, reçus de paiement, calendriers de bureau.
• Tags et papier adhésif: Étiquettes de dossier, étiquettes de prix et billets post-it.
• Consommables pour l'impression: Cartouches d'encre et cartouches de toner.
• Support de stockage portable: Souvenirs USB et cartes mémoire.
• Attaches mécaniques: Clips pour le papier et le type papillon, des agrafes.
• Attaches chimiques: Ruban adhésif transparent, colle.
• Articles de nettoyage: Trapés, bacs, récipients de recyclage, balais, savon, atmosphère, désinfectants, serviettes en papier et papier toilette.
• Petites machines: Forage en papier, agrafeuses, joints de gomme, machines à numérotation et salapuntas.
• Stockage physique: dossiers, enveloppes, boîtes, étagères et organisateurs de bureau.
• Matériel d'écriture et correcteurs: crayons, stylos, marqueurs, bande corrective, fluide correcteur et brouillons.

Exemples d'emplois dans un bureau

Écrivains / éditeurs sur les sites Web et les journaux 

Les écrivains et les éditeurs, qu'ils appartiennent à l'équipe de travail ou travaillent à domicile, travaillent dans un bureau. Les écrivains créent du contenu pour les publications imprimées, les pages Web et les blogs. Les éditeurs corrigent le contenu qui a été écrit.

Réceptionnistes

Une réceptionniste se trouve dans un bureau recevant des clients et des fournisseurs, rédiger des e-mails, répondre aux appels téléphoniques, prendre des messages, envoyer des e-mails, communiquer des appels téléphoniques à des employés spécifiques et le dépôt.

Le représentant du service à la clientèle doit être bien informé de l'entreprise pour laquelle il travaille, ainsi que sur leurs produits et services, pour pouvoir aider les clients. Vous devez répondre aux appels et aux e-mails, prendre des commandes et émettre des remboursements.

Comptables

Les comptables ou les comptables travaillent dans un environnement de bureau. Vos tâches incluent la préparation des impôts, le paiement des factures, la réception des paiements, entre autres.

Managers

Les directeurs de bureau gèrent le travail de bureau. Leurs obligations peuvent varier de l'embauche, du licenciement ou de la programmation du travail du personnel, de la délégué des fonctions, de la formation de nouveaux employés, de la création et de l'application des politiques de bureau, de la supervision de l'équipe de travail, de la résolution de situations et de la maintenance des systèmes informatiques.

Attention des centres d'appel

Les personnes qui travaillent dans un centre d'appels doivent répondre aux appels téléphoniques des clients de l'entreprise pour lesquels ils travaillent. Vous devez répondre à vos questions, recevoir des réclamations et des commandes de traitement.

Les références

1. Rob Waugh (2017). Quelle est la prochaine étape pour la technologie de bureau? Le télégraphe. Small Business Connect. Pris de: Telegraph.co.ROYAUME-UNI.
2. Lucy Kellaway (2013). Comment l'ordinateur a changé le bureau pour toujours. nouvelles de la BBC. BBC prise.com.
3. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2018). Gestion de bureau. Pris de: dans.Wikipédia.org.
4. Yajaira Gutierrez (2012). Notions de bureau de base. Pris de: pédagéduducocercial.Blogspot.com.
5. James Bucki (2018). Équipement de bureau essentiel pour démarrer une entreprise. Les opérations et la technologie de l'équilibre. Pris de: the Balance.com.