service des achats

Quel est le service d'achat?

Il service des achats o La zone d'achat d'une entreprise est la section d'une organisation responsable de toutes les activités pour l'acquisition de matières premières, de pièces de rechange, de services, etc. Fournit un service qui est l'épine dorsale de nombreuses organisations industrielles, commerciales et militaires.

Il garantit que les fournitures nécessaires pour exploiter l'entreprise sont commandées et entretenues en stock. Ce département est au centre d'une gestion réussie de la chaîne d'approvisionnement et est chargé de minimiser le coût des produits commandés, de contrôler les niveaux d'inventaire et d'établir des relations solides avec les fournisseurs.

Un bon service d'achat exigera des fournisseurs et surveiller les commandes du début à la réception. Aidez les autres services à identifier les besoins, à administrer le processus de demande et à obtenir des prix compétitifs. Ils agissent généralement en tant que contrôleurs pour garantir le respect des budgets.

Caractéristiques du service d'achat

Agir en tant que conseillers en direction

Le service des achats est impliqué dans la planification et le budget d'entreprise à un niveau élevé. Cela permet de concevoir des coûts d'ingénierie inverse et d'explorer des alternatives potentiellement moins coûteuses et / ou de meilleure qualité.

Promouvoir l'innovation des fournisseurs

Plus que simplement exiger le prix le plus bas, le service des achats travaille avec les fournisseurs pour réduire le coût sous-jacent de leurs produits et services.

Ils sont intimement impliqués dans "le cycle de vie de l'innovation", de l'idée initiale à la fabrication et à l'amélioration continue.

Fournir des connaissances sur les données des fournisseurs clés

Les entreprises peuvent recourir à ces informations pour créer une analyse prédictive, offrant une vision plus profonde des marchés.

Manipuler et adoucir le risque de chaîne d'approvisionnement

Les crises économiques ont enseigné la valeur d'être en attente de la stabilité des fournisseurs. Le service des achats a une vision beaucoup plus claire de ce domaine que toute autre partie de l'organisation.

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Promouvoir la dotation du personnel agile et du développement des talents

Il est nécessaire de franchir les limites fonctionnelles et géographiques pour trouver les candidats appropriés pour le service d'achat.

Dans certains cas, la réponse est dans l'embauche externe ou l'utilisation d'organisations de services partagés.

Les fonctions

Obtention de matériaux

Pour une entreprise de fabrication, cela pourrait inclure des matières premières, mais elle pourrait également inclure des outils, des machines ou même les fournitures de bureau nécessaires pour l'équipement de vente et les secrétaires.

Dans une entreprise de vente au détail, le service des achats doit s'assurer qu'ils existent toujours sur les étagères ou dans les magasins suffisamment de produits pour garder le magasin bien fourni.

Il est particulièrement important de garder l'entrepôt d'inventaire à un niveau raisonnable. Investir de grandes sommes d'argent dans l'inventaire pourrait générer des problèmes de stock et un manque de capital pour d'autres dépenses, tels que la recherche et le développement, ou la publicité.

Évaluer les prix

Un service d'achat est responsable de l'évaluation en continu si vous recevez les matériaux au meilleur prix possible, afin de maximiser la rentabilité.

Vous devez comparer les prix, afin de trouver les meilleurs fournisseurs avec les prix les plus sensés pour les commandes de taille spécifiques de l'entreprise.

Le service des achats peut communiquer avec d'autres fournisseurs, négocier de meilleurs prix pour des commandes plus importantes ou découvrir la possibilité d'obtenir des produits avec un prix inférieur d'autres sources variées.

Pré-approbation des fournisseurs

Le service des achats évalue les fournisseurs en termes de prix, de qualité, d'opinions des clients et de temps pour terminer les commandes, produisant une liste de fournisseurs approuvés.

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Surveillance des commandes

Les commandes sont documentées avec des formulaires de commande d'achat. Ceux-ci spécifient des informations importantes sur les matériaux commandés, ainsi que le montant demandé.

Ces formulaires sont utilisés pour s'assurer que les produits commandés sont reçus et pour suivre l'heure que les commandes prennent pour terminer.

Bureau de travail

Le service des achats gère toute la documentation liée à l'achat et à la livraison de matériaux.

Cela représente le travail en étroite collaboration avec le service comptable, de manière à s'assurer qu'il y a suffisamment d'argent pour acheter les articles, que les flux de trésorerie sans problèmes et que tous les paiements sont effectués à temps.

Politique de conformité

Avant d'effectuer un achat, le service d'achat doit être assuré de se conformer aux formalités de l'acquisition et de l'approbation du budget et doit s'assurer que les documents sont achetés à la suite de la politique générale de l'organisation.

Importance

Obtenir des coûts inférieurs

Le service des achats joue un rôle important dans la maximisation des bénéfices commerciaux. Comparez les prix et négociez avec les fournisseurs afin que l'entreprise obtient le meilleur prix possible dans les produits nécessaires.

Vous pouvez également fournir des économies en profitant des garanties et des remises qui oublient généralement ceux qui ne sont pas des spécialistes.

Aider à économiser, offrir une meilleure transparence dans les dépenses d'entreprise. Cela négociera de meilleurs contrats et publiera des flux de trésorerie.

Empêcher l'insuffisance des matériaux

Le service des achats doit identifier quels produits sont essentiels pour l'entreprise et prendre des mesures appropriées pour protéger sa chaîne d'approvisionnement.

Pour s'assurer que l'insuffisance des matériaux n'affecte pas la productivité, le service d'achat utilise des techniques telles que l'offre multiple.

Avoir plusieurs sources signifie utiliser plusieurs fournisseurs qui offrent les mêmes produits. S'il y a un problème avec un fournisseur, les commandes peuvent être augmentées à une autre afin de compenser le défaut.

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Améliorer la qualité

Le service des achats aide à améliorer la qualité en établissant des objectifs de performance. Puis surveillez les performances réelles en ce qui concerne ces objectifs.

Il est essentiel de mesurer les caractéristiques de qualité en utilisant des indicateurs pour les attributs, tels que la durabilité, l'apparence du produit ou la ponctualité de la livraison.

Ils travaillent en étroite collaboration avec les fournisseurs pour développer leurs processus et les aider à améliorer la qualité.

Gérer les relations

Le défi du service des achats est de faire en sorte que le fournisseur soit intéressé à travailler avec l'entreprise. Faire investir au fournisseur dans une relation à long terme.

Le ministère doit également gérer les relations au sein de l'entreprise. Vous devez travailler avec des parties intéressées internes, telles que le marketing, la finance, la logistique et la distribution, pour vous assurer que tout le monde est aligné.

Trouver l'innovation

Parce que le service des achats est toujours en contact avec une variété d'entreprises externes, il est dans une position idéale pour acquérir des produits innovants qui peuvent fournir un avantage concurrentiel à l'entreprise en termes de prix, de qualité ou de commodité.

Exemples de services d'achat

• Le département d'une usine de chaussures à Mexico qui est responsable de l'achat des matériaux pour les fabriquer.
• Le département d'une usine de smartphones responsable de l'achat de matériaux électroniques.
• Le département d'un producteur de films responsable de l'achat ou de la location des vêtements, des véhicules, de l'équipement technique et d'autres matériaux nécessaires.
• Le département d'une chaîne de supermarchés responsable de l'achat des aliments nécessaires pour fournir les emplacements d'une zone géographique.