Contrôle de l'administration

Qu'est-ce que le contrôle de l'administration?

Il Contrôle de l'administration Il se réfère à l'établissement de normes, à la mesure des performances réelles des travailleurs et à la prise des mesures correctives correspondantes face à des écarts possibles par rapport aux activités d'une organisation.

Lorsque les stratégies sont établies et que les plans sont élaborés, l'administration a comme tâche principale pour prendre les mesures correspondantes pour s'assurer que ces plans sont effectués ou, si les circonstances le justifient, elles sont modifiées.

La fonction de contrôle vise à s'assurer que les employés font ce qu'ils doivent faire, car l'administration implique de guider le travail des autres. C'est la fonction fondamentale du contrôle administratif.

Un bon système de contrôle de la gestion stimule l'action, lors de la détection de variations importantes du plan d'origine et de les mettre en évidence afin que les gens puissent réparer les choses. Les contrôles doivent se concentrer sur les résultats.

La fonction de contrôle de l'administration peut être un facteur déterminant du succès organisationnel. Toutes les entreprises qui prennent leurs processus au sérieux devraient considérer la mise en œuvre de la gestion du contrôle.

Origine

Dans les années 1920, l'ingénieur Henri Fayol a développé une théorie générale pour l'administration des affaires, que beaucoup ont appelé le fayolisme. Il est largement reconnu comme l'un des fondateurs de la méthode de gestion moderne et ses principes s'appliquent encore plusieurs années plus tard.

Fayol a proposé qu'il y avait cinq principales fonctions de gestion: la planification, l'organisation, la coordination, la gestion et le contrôle. Et ces principes de gestion du contrôle ou de gestion du changement sont disponibles au profit d'une entreprise.

La fonction de contrôle de Fayol reste pertinente dans le sens où un gestionnaire pour analyser les écarts et effectuer les ajustements nécessaires devrait recevoir des commentaires sur les processus en question.

De nos jours, les aspects de la gestion peuvent être effectués à l'aide de plateformes en ligne, mais ses principes et objectifs restent les mêmes.

Pourquoi avez-vous besoin de contrôle dans l'administration?

Le contrôle est nécessaire pour s'assurer que les employés agissent en faveur de l'organisation

Si tout le personnel faisait toujours de son mieux pour une entreprise, le contrôle et même l'administration ne seraient pas nécessaires.

Cependant, parfois, les employés ne cherchent pas à procéder après l'intérêt supérieur de l'organisation, une série de contrôles doit donc être mise en œuvre afin de se protéger contre les comportements indésirables, en plus de promouvoir des actions souhaitables.

Un type important de problèmes contre les systèmes de contrôle administratif est les limitations personnelles. Les gens ne comprennent pas toujours ce que l'on attend d'eux ni comment ils peuvent mieux faire leur travail, car ils peuvent manquer de capacité, de formation ou d'informations nécessaires.

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Types de contrôle

Contrôles réglementaires

Les contrôles réglementaires favorisent la réalisation des objectifs dans les politiques de contrôle administratif, car il est le résultat d'une procédure opérationnelle standard et des politiques actuelles d'une entreprise.

La clé est de correspondre aux objectifs de l'organisation, comme la satisfaction du client, avec des contrôles réglementaires, tels que les procédures et politiques de l'entreprise. Il est important d'atteindre le bon type d'équilibre entre très peu et trop de contrôle administratif. Il existe trois types de contrôles réglementaires:

• Bureaucratique.
• Financier.
• De qualité.

Commandes bureaucratiques

Le contrôle bureaucratique découle de l'autorité, en raison de la position de la personne dans la gamme de l'entreprise. Plus la hiérarchie de l'entreprise est élevée, plus vous aurez de contrôle sur les politiques et procédures d'exploitation.

La question la plus importante pour ce contrôle est de savoir comment préserver la chaîne de commandement et générer une flexibilité dans le système. Il est possible grâce à une procédure opérationnelle standard qui délègue toute la responsabilité d'une chaîne de commandement descendante.

Commandes financières

Le contrôle financier comprend des objectifs importants liés à la finance, pour laquelle la direction est responsable. Il est plus populaire parmi plusieurs unités commerciales stratégiques.

Les gestionnaires sont chargés de maintenir les coûts alignés et d'atteindre les objectifs financiers qui contribuent à la rentabilité générale d'une entreprise.

Commandes de qualité

Ce type de contrôle influence le résultat final du produit ou du service offert aux clients. Vous devez vous assurer dans ce contrôle qu'il existe un espace pour la normalisation et la créativité.

Contrôles réglementaires

Il est basé sur des modèles d'action acceptés qui régissent la gestion et le comportement des employés. Il aide à comprendre certains comportements acceptables et qui sont moins acceptables. Le contrôle réglementaire comprend deux types de normes:

• Normes d'équipe

Ce sont les règles informelles qui sensibilisent les membres d'une équipe à leurs responsabilités. C'est ainsi que les membres d'une équipe interagissent les uns avec les autres au fil du temps, car tout le monde passe par une phase de croissance.

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C'est une puissante influence sur le comportement et se révèle faire partie intégrante du contrôle administratif.

• Normes culturelles organisationnelles

Ce type de contrôle administratif est basé sur la culture organisationnelle et implique les valeurs, les rituels et les croyances partagés d'une organisation. Le travail d'équipe et la collaboration sont importants pour aligner les normes et les objectifs.

Phases du contrôle de l'administration

Selon la taille de l'organisation, une ou plusieurs personnes participent au contrôle

Le contrôle a plusieurs phases:

Établir des normes

Les normes sont les critères définis pour évaluer la performance. Ce sont des points sélectionnés dans la planification qui mesurent les performances, afin que les gestionnaires puissent recevoir des indicateurs sur la façon dont tout se passe et n'a donc pas à surveiller chaque étape de l'exécution du plan.

Ces éléments standardisés constituent des objectifs mesurables, qui pour le contrôle sont particulièrement importants. Par exemple, dans une entreprise industrielle, vous pouvez normaliser les buts de production et de vente, les objectifs d'aide au travail, les dossiers de sécurité, etc.

D'un autre côté, dans les industries des services, les normes peuvent inclure le temps que les clients doivent attendre dans la queue d'une banque ou le nombre de nouveaux clients attirés par une campagne publicitaire.

Mesure de la performance

La mesure du rendement doit être effectuée en ce qui concerne les normes en vue de l'avenir, afin que les écarts puissent être détectés avant qu'ils ne se produisent, en évitant les actions appropriées.

Si les normes étaient correctement élaborées et que des mécanismes sont disponibles pour déterminer exactement ce que font les employés, il est assez facile d'évaluer les performances réelles ou attendues.

Par exemple, il peut être assez simple d'établir une norme d'heures de travail pour la fabrication d'un article produit en masse et il peut être tout aussi simple de mesurer les performances par rapport à cette norme dans des types de travail uniques.

Cependant, il existe de nombreuses activités pour lesquelles il est difficile de développer des normes précises et il existe de nombreuses activités difficiles à mesurer. Par exemple, le contrôle du travail du directeur des relations de travail n'est pas simple, car il n'est pas facile de développer des normes définies.

Le supérieur de ce type de gestionnaire est basé sur des normes inexactes, telles que l'attitude des syndicats, l'enthousiasme et la loyauté des subordonnés, l'indice de rotation du travail, etc.

Déterminez si la performance coïncide avec la norme

C'est une étape facile mais importante dans le processus de contrôle. Cela implique de comparer les résultats obtenus avec les normes déjà établies. Si la performance coïncide avec la norme, les gestionnaires peuvent supposer que tout est sous contrôle. Dans ce cas, les gestionnaires n'ont pas à intervenir dans les opérations de l'organisation.

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Adopter des mesures correctives

Cette étape devient essentielle lorsque les performances ne respectent pas la norme et l'analyse montre que des actions correctives sont nécessaires. Ces actions correctives pourraient impliquer un changement dans une ou plusieurs activités des opérations de l'entreprise.

Par exemple, le directeur de succursale de la banque pourrait découvrir que davantage de distributeurs automatiques de billets sont nécessaires pour répondre à la norme précédemment établie de cinq minutes du client.

Le contrôle peut également montrer l'existence de normes inadmissibles. L'action corrective dans ce cas pourrait impliquer de devoir modifier la norme d'origine, au lieu de changer les performances.

À moins que les gestionnaires ne voient le processus de contrôle jusqu'à ce que leur conclusion surveillera simplement les performances, au lieu d'exercer un contrôle. L'accent devrait toujours être mis à mettre en valeur des moyens constructifs pour apporter des performances à une norme, au lieu d'identifier simplement un échec.

Exemples de contrôle

Les gestionnaires des organisations mettent quotidiennement des activités de contrôle:

• Observez si un certain employé ou département de l'organisation suit les procédures commerciales (contrôle bureaucratique).
• Le gestionnaire approuve qu'un employé ou un département effectue de nouvelles activités nécessaires dans l'organisation (contrôle bureaucratique).
• Le gestionnaire approuve qu'un employé ou un département effectue des dépenses (contrôle bureaucratique).
• Mesurez la facturation d'une semaine, d'une semaine ou d'un mois spécifique (contrôle financier).
• Mesurez les dépenses d'un jour, d'une semaine ou d'un mois (contrôle financier).
• Un directeur de département ou une chef d'usine évalue le niveau de qualité moyen des unités produites (contrôle de la qualité).
• Le gestionnaire évalue si les règles établies dans les guides des employés (contrôle réglementaire) sont suivies.

Les références

1. Kenneth Merchant (1982). La fonction de contrôle de la gestion. MIT SLOAN. Tiré de: Sloanreview.mit.Édu.
2. Workfront (2019). Qu'est-ce que la gestion du contrôle et pourquoi est-ce l'estenaire? Tiré de: Workfront.com.
3. Hitsh Bhasin (2019). Contrôle de gestion: signification, types et caractéristiques du contrôle de gestion. Marketing91. Tiré de: Marketing91.com.
4. Idunote (2020). 4 étapes du processus de contrôle en gestion d'entreprise. Pris de: idunote.com.
5. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2020). Contrôle (gestion). Pris de: dans.Wikipédia.org.