Fonctions, politiques et gestion générales

La Boîte générale Il s'agit d'un livre auxiliaire dans lequel toutes les transactions de reçus et de paiements en espèces, y compris les dépôts et les retraites bancaires, sont stockés. C'est le principal entrepôt d'informations lié à la trésorerie d'une entreprise.

Les sociétés divisent le fonds général en deux segments: le décaissement en espèces, où tous les paiements en espèces, tels que les dépenses d'exploitation et les comptes à payer sont enregistrés, et les frais de trésorerie, où tous les revenus en espèces sont enregistrés, tels que les ventes en espèces et les comptes débiteurs.

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Une entreprise utilise le fonds général pour surveiller les différents reçus et paiements en espèces qui voyagent dans une entreprise.

Les informations dans la boîte générale sont enregistrées périodiquement dans le plus grand livre. Il se compare régulièrement aux dossiers de la banque par le biais d'une réconciliation bancaire, pour s'assurer que les informations du livre sont correctes.

S'il n'est pas correct, une entrée d'ajustement est faite pour mettre la boîte générale conformément aux informations de la banque.

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Fonctions de la boîte générale

Les activités économiques de toute entreprise impliquent une entrée et une sortie en espèces régulières et des équivalents de trésorerie. La boîte générale aide une direction de l'entreprise à déterminer combien d'argent l'entreprise a à un moment donné.

Avec ces informations, l'entreprise peut montrer son statut de trésorerie aux prêteurs et s'assurer ainsi que le défi concurrentiel est confronté efficacement.

Les flux de trésorerie se concentrent sur l'argent que l'entreprise dépense en activités d'investissement, d'exploitation et de financement.

Dans les entreprises qui gèrent une grande quantité de transactions de débit et de trésorerie, le fonds général remplace un compte en espèces distinct dans le plus grand livre de la société.

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Les entreprises avec moins de paiements en espèces et les reçus peuvent ne pas nécessiter une boîte générale et choisir d'utiliser un seul compte en espèces.

Comptabilité

La boîte générale est utilisée pour enregistrer les reçus et les paiements en espèces. Fonctionne comme un livre auxiliaire.

Les billets liés à la réception et au paiement en espèces sont d'abord enregistrés dans la boîte générale, puis comptés dans les comptes de livres correspondants.

De plus, le Fonds général est un substitut du compte en espèces dans le livre de comptabilité. Si une boîte générale reste correctement, vous n'avez pas besoin d'ouvrir un compte en espèces dans le livre de comptabilité.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut enregistrer les transactions en utilisant une boîte générale au lieu d'un compte en espèces.

- Ils sont faciles à accéder aux soldes en espèces.

- Les erreurs peuvent être facilement détectées par vérification.

- Les entrées sont mises à jour, car le solde est vérifié quotidiennement.

Stratégies

Dans le contexte commercial, des politiques de trésorerie sûres sont adoptées, en particulier celles liées au chèque du fonds général, pour promouvoir des rapports précis et empêcher le vol d'actifs.

Gardez l'argent reçu de l'argent pour les paiements

Vous ne devriez jamais mettre l'argent reçu dans la petite boîte. Provoquera des erreurs et une confusion dans les dossiers comptables.

Tout l'argent qui pénètre dans l'entreprise doit rapidement déposer la banque et entrer dans les dossiers avant d'être payé à nouveau. Sinon, il peut être confus lors de la réconciliation du solde de trésorerie.

Donner des reçus de l'argent reçu

L'émission appropriée de reçus aide à protéger l'entreprise que quelqu'un a emballé l'argent au lieu de le déposer. Les reçus doivent être pré-numérotés avec duplicata.

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Obtenez des reçus pour de l'argent payé

Parfois, il peut ne pas être possible d'obtenir des reçus. Par exemple, lors de l'achat d'articles sur un marché.

Dans ce cas, le coût de chaque transaction doit être noté immédiatement afin de ne pas oublier les montants. Ensuite, ils peuvent être transférés à un reçu en espèces pour qu'un gestionnaire les autorise.

Déposer de l'argent à la banque

Avoir de l'argent au bureau est tentant. Plusieurs fois, une fraude commence de cette façon.

L'argent doit être déposé rapidement à la banque. Tout au plus, dans les trois jours de sa réception.

Procédure pour recevoir de l'argent

Pour protéger les personnes qui gèrent de l'argent, il devrait toujours y avoir deux personnes présentes en ouvrant de l'argent, des enveloppes et d'autres boîtes d'argent. Les deux personnes doivent compter l'argent et signer le reçu.

Minimiser les transactions en espèces

La boîte ne doit être utilisée que pour effectuer des paiements lorsque les autres méthodes sont impossibles. L'idéal est de configurer les comptes des fournisseurs pour payer les factures avec un transfert bancaire.

L'avantage du paiement avec les chèques est qu'il existe un ensemble de dossiers supplémentaires sous la forme d'un État bancaire. De plus, il garantit que seules les personnes autorisées effectuent des paiements, en réduisant la possibilité de vol ou de fraude.

Conduite

La boîte générale est généralement subdivisée en reçus en espèces et en intime de décaissement en espèces lorsqu'il y a un grand nombre de transactions.

Dans une petite entreprise, avec moins de volume transactionnel lié à la trésorerie, toutes les transactions en espèces sont enregistrées dans une seule boîte générale.

Processus d'information

Les transactions en espèces voyagent à différentes phases avant de terminer dans un rapport de liquidité. En général, les billets et les sorties en argent sont enregistrés par le biais du débit et de l'accréditation du compte en espèces.

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Par exemple, les frais des clients sont comptés par le débit dans le compte en espèces et l'accréditation dans le compte des comptes débiteurs. Les informations du fonds général sont saisies par ordre chronologique, afin de faciliter la recherche de transactions.

Ensuite, les entrées en espèces entrent le solde du test, ce qui aide les compteurs à vérifier que le total des prêts est égal au débit total.

La troisième étape du processus d'information financière conduit à diffuser des espèces dans le solde de l'entreprise.

Enregistrement des transactions

La première entrée de la boîte générale est le solde initial au début d'une période comptable. Chaque entrée doit contenir une date, une note sur les dépenses ou la réception, et le montant total de la transaction.

Les transactions du fonds général doivent également être transférées aux comptes ou titres correspondants dans le livre principal.

Par exemple, les paiements reçus en espèces pour les services fournis sont répertoriés dans la section «actifs» du livre principal.

Les dépenses en espèces pour les fournitures et autres documents commerciaux sont répertoriées sous forme de dépenses.

Une entreprise doit concilier le fonds général avec les États du compte bancaire mensuel reçus de l'institution financière et prendre en compte les écarts dans les fonds.

Les références

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