Techniques de contrôle administratives Caractéristiques et exemples

Le techniques de contrôle administratif Ce sont des méthodologies qui collectent et utilisent des informations pour évaluer la performance de différentes ressources organisationnelles, telles que les humains, les physiques, les finances et aussi l'organisation dans son ensemble, à la lumière des stratégies organisationnelles poursuivies.

La gestion est à la fois un art et une science. L'administration et ses fonctions continuent d'évoluer pour suivre le temps. La fonction de contrôle administratif progresse également avec le temps, de sorte que les nouvelles techniques n'arrêtent pas d'émerger.

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Le contrôle est une fonction administrative fondamentale. Il sert à réguler les activités organisationnelles et compare les performances réelles avec les normes et objectifs organisationnels attendus.

Les techniques de contrôle fournissent le type et la quantité d'informations nécessaires pour mesurer et superviser les performances. Les informations de plusieurs contrôles doivent être adaptées à un niveau d'administration, de département, d'unité ou d'exploitation spécifique.

Pour garantir des informations complètes et cohérentes, les entreprises utilisent généralement des rapports standardisés, tels que les rapports financiers, d'État et de projet. Cependant, chaque domaine d'une organisation utilise ses propres techniques de contrôle spécifiques.

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Liste des techniques (avec des exemples)

-Techniques traditionnelles

Ce sont des techniques qui ont été utilisées dans le cadre de l'organisation commerciale pendant une longue période et qui sont toujours utilisées.

Observation personnelle

C'est la technique de contrôle la plus traditionnelle. Permet à un gestionnaire de collecter des informations en premier à main sur la performance des employés.

Cela crée également une pression psychologique sur les employés pour mieux performer et ainsi atteindre bien leurs objectifs, car ils sont conscients qu'ils sont personnellement observés dans leur travail.

Cependant, c'est un exercice qui consomme beaucoup de temps et ne peut pas être utilisé efficacement pour tous les types d'emplois.

Rapports statistiques

Il s'agit de l'analyse générale des rapports et des données, qui sont utilisés sous forme de moyennes, de pourcentages, d'indicateurs, de corrélations, etc. Sous différents aspects. Ils présentent des informations sur la performance de l'organisation dans les différents domaines.

Ce type d'informations est utile lorsqu'il est présenté sous différentes formes, tels que des images, des graphiques, des tables, etc. Il permet aux gestionnaires de les lire plus facilement et de faciliter les comparaisons de performances avec les normes établies et avec celles des périodes précédentes.

Analyse du point d'équilibre

Il est utilisé pour étudier la relation entre les coûts, le volume et les bénéfices. Détermine le cadre général des gains et pertes probables pour différents niveaux d'activité lors de l'analyse de la position générale.

Le volume des ventes dans lesquels il n'y a pas de bénéfices ou de pertes est connu comme un point d'équilibre. Cela peut être calculé à l'aide de la formule suivante:

Point de solde = coûts fixes / (prix de vente par unité - coûts variables par unité).

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Grâce à cette analyse, une entreprise peut contrôler son coût variable et peut également déterminer le niveau d'activité dans lequel vous pouvez obtenir votre objectif de profit.

Contrôle budgétaire

En vertu de cette technique, différents budgets sont préparés pour les différentes opérations qui doivent être effectuées dans une organisation.

Ces budgets agissent comme des normes pour les comparer avec les résultats réels et donc prendre les actions nécessaires pour atteindre les objectifs de l'organisation.

Par conséquent, le budget peut être défini comme un état quantitatif du résultat attendu, préparé pour une période définie de temps futur, afin d'obtenir un objectif spécifique. C'est aussi une déclaration qui reflète la politique de cette période particulière.

Il aide à établir la coordination et l'interdépendance entre plusieurs départements. Par exemple, le budget d'achat ne peut pas être préparé sans connaître la quantité de matériaux requis. Cette information provient du budget de production. Ce dernier à son tour est basé sur le budget des ventes.

Le budget doit être flexible afin que les modifications nécessaires puissent plus tard y être facilement apportées, selon les exigences de l'environnement en vigueur.

Types de budgets

- Budget de vente: c'est un énoncé de ce qu'une organisation prévoit de vendre en termes de quantité et de valeur.

- Budget de production: c'est un énoncé de ce qu'une organisation prévoit de produire dans la période budgétée. Il est fabriqué à partir du budget de vente.

- Budget des matériaux: il s'agit d'un état du montant estimé et du coût des matériaux nécessaires à la production.

- Budget de trésorerie: ce sont les intrants en espèces du pronostic pour la période budgétée. Correspond au flux de trésorerie prévu.

- Budget en capital: il s'agit des dépenses estimées sur les principaux actifs à long terme, comme une nouvelle usine ou une équipe importante.

- Budget de recherche et développement: ce sont les dépenses estimées pour le développement ou le raffinement des produits et des processus.

-Techniques modernes

Ces techniques fournissent une nouvelle façon de penser et donnent de nouvelles façons de contrôler les différents aspects d'une organisation.

Retour d'investissement (ROI)

Il fournit les concepts de base pour déterminer si le capital investi dans l'entreprise a été utilisé efficacement ou non pour générer des performances raisonnables.

Le ROI agit comme un dispositif de contrôle efficace pour mesurer les performances générales d'une organisation, ou ses services ou divisions individuels. Il aide également les directeurs ministériels à découvrir les problèmes qui affectent négativement le ROI.

La formule utilisée pour son calcul est: Retour de l'investissement = (Investissement net / investissement total) x 100.

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Le bénéfice net peut être utilisé avant ou après les impôts pour calculer le ROI. L'investissement total comprend l'investissement dans les immobilisations, ainsi que le fonds de roulement investi dans l'entreprise.

Analyse des indicateurs

Il s'agit d'une technique utilisée pour analyser les états financiers d'une société commerciale en calculant différents indicateurs.

Les indicateurs les plus utilisés par les organisations peuvent être classés dans les catégories suivantes:

Indicateurs de liquidité

Ils sont calculés pour se renseigner sur la situation financière à court terme de l'entreprise et leur capacité à payer les passifs à court terme. Comprend l'indicateur actuel et l'indicateur rapide:

- Indicateur de courant = courant actuel / passifs.

- Indicateur rapide = espèces + factures actuelles / passifs actuels.

Indicateurs de solvabilité

Ils sont calculés pour connaître la solvabilité à long terme de l'entreprise et leur capacité à payer les dettes à long terme. Comprend l'indicateur de dette, l'indicateur de propriété, l'indicateur de couverture d'intérêt, etc.

- Indicateur de dette = dette envers les créanciers / actionnaires.

- Indicateur de propriété = total des actionnaires / actifs.

Indicateurs de rentabilité

Aider à analyser la position de rentabilité d'une entreprise. Par exemple, l'indicateur de gain brut, l'indicateur de gain net, l'indicateur de fonctionnement, etc.

- Indicateur de gain brut = gain brut / ventes nettes × 100.

- Indicateur de gain net = gain net / ventes nettes x 100.

Indicateurs de rotation

Ils aident à savoir si les ressources sont effectivement utilisées pour augmenter l'efficacité des opérations commerciales. Par exemple, indicateur de rotation des stocks, indicateur de rotation des débiteurs, indicateur de rotation des actifs fixes, etc. Une plus grande rotation indique une meilleure utilisation des ressources.

- Indicateur de rotation des stocks = coût de marchandise vendu / inventaire moyen.

- Indicateur de rotation des débiteurs = ventes nettes de crédit / comptes moyens à recevoir.

Comptabilité de responsabilité

Il s'agit d'un système comptable dans lequel la participation générale des différentes sections, divisions et départements d'une organisation est configurée comme des «centres de responsabilité».

La tête de chaque centre est chargée d'atteindre l'objectif établi pour son centre. Les centres de responsabilité peuvent être les types suivants.

Centre de couts

Il se réfère au ministère d'une organisation dont le gestionnaire est responsable du coût encouru au centre, mais pas du revenu.

Par exemple, le département de production de l'organisation peut être classé comme centre de coûts.

Centre de revenu

Il se réfère à un département responsable de la génération de revenus. Par exemple, le département marketing.

Centre de profit

Il se réfère à un département dont le gestionnaire est responsable des coûts et des revenus. Par exemple, le ministère des réparations et de l'entretien.

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Centre d'investissement

Est responsable des bénéfices, ainsi que des investissements réalisés dans les actifs. Pour juger de la performance du centre d'investissement, le retour sur investissement est calculé et comparé à des données similaires des années précédentes pour le centre lui-même et pour d'autres sociétés similaires.

Audit de gestion

Il se réfère à une évaluation systématique de la performance générale de l'administration d'une organisation. L'objectif est de revoir l'efficacité et l'efficacité de l'administration et d'améliorer leurs performances dans les périodes futures.

Juger la performance générale de la gestion d'une organisation. Son objectif de base est d'identifier les lacunes dans l'exécution des fonctions d'administration. Il garantit également la mise à jour des politiques de gestion existantes.

Assure la modification requise des politiques et techniques de gestion existantes, selon les changements environnementaux.

La supervision des performances d'administration continue aide à améliorer le système de contrôle.

PERT et CPM

PERT (programmation d'évaluation et technique d'examen) et CPM (méthode de l'itinéraire critique) sont des techniques de réseau importantes, utiles pour la planification et le contrôle.

Ces techniques aident à effectuer diverses fonctions de gestion telles que la planification, la programmation et la mise en œuvre de projets pendant une certaine durée, ce qui implique la réalisation d'une variété d'activités complexes, diverses et interdépendantes.

Ils sont utilisés pour calculer le temps attendu total nécessaire pour terminer un projet et peuvent identifier les activités de goulot d'étranglement qui ont un effet critique à la date d'achèvement du projet.

Par conséquent, ces techniques sont assez interdépendantes et traitent de facteurs tels que la programmation temporelle et l'allocation des ressources pour ces activités.

Systeme d'INFORMATION de gestion

Fournit des informations précises, opportunes et mises à jour pour prendre diverses décisions de gestion. Par conséquent, il s'agit d'un outil de communication important, ainsi qu'une technique de contrôle très utile.

Cet outil fournit des informations aux gestionnaires afin qu'ils puissent prendre des mesures correctives appropriées en cas d'écarts de normes.

Les références

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