Système d'inventaire permanent

Qu'est-ce qu'un système d'inventaire permanent?

Il système d'inventaire permanent Il s'agit d'une méthode pour compter l'inventaire, qui enregistre immédiatement la vente ou l'achat de l'inventaire grâce à l'utilisation de points de vente ou de commandes informatisés, et un logiciel de gestion des actifs commerciaux.

L'inventaire permanent fournit une vue très détaillée des modifications de l'inventaire, avec un rapport immédiat de la quantité d'inventaire dans l'entrepôt, reflétant ainsi précisément le niveau des articles disponibles.

Ce système d'inventaire est supérieur au plus ancien système d'inventaire périodique, car il permet une surveillance immédiate des niveaux de vente et d'inventaire d'articles individuellement, ce qui aide à prévenir les pénuries.

Un inventaire permanent n'a pas besoin d'être ajusté manuellement par les compteurs de l'entreprise, sauf dans la mesure où il n'est pas d'accord avec le nombre d'inventaires physiques en raison d'une perte, d'une rupture ou d'un vol.

L'inventaire permanent est la méthode préférée pour surveiller l'inventaire, car s'il est administré adéquatement, raisonnablement précisément précisément précis.

Caractéristiques

L'inventaire permanent décrit les systèmes d'inventaire où les informations sur la quantité et la disponibilité de l'inventaire sont continuellement mises à jour en tant que fonction commerciale.

Ceci est réalisé en connectant le système d'inventaire avec un système de saisie de commandes, tels que les scanners de codes à barres sans fil, et dans les magasins, avec le système de terminal de point de vente. Par conséquent, l'inventaire du livre serait exactement le même ou presque égal à l'inventaire réel.

Il est moins efficace lorsque les modifications sont enregistrées dans les cartes d'inventaire, car il existe une possibilité importante que les entrées ne soient pas effectuées, ou elles sont effectuées de manière incorrecte ou ne sont pas faites en temps opportun.

Dans le cadre du système d'inventaire permanent, une entreprise met en œuvre en permanence ses enregistrements d'inventaire pour prendre en compte les ajouts et les soustractions de l'inventaire pour des activités telles que:

- Articles d'inventaire reçus.

- Produits en stock vendus.

- Des articles sont passés d'un endroit à un autre.

- Matériaux à utiliser dans le processus de production.

- Articles jetés.

La formule du système d'inventaire permanent est très simple: inventaire initial (généralement tiré du nombre physique) + reçus - Expéditions = inventaire final.

Différences d'inventaire

Un système d'inventaire permanent a l'avantage de fournir des informations mises à jour sur le solde des stocks et nécessitant un niveau réduit de dénombrements d'inventaire physique.

Cependant, les niveaux d'inventaire calculés par ce système peuvent progressivement différer des niveaux d'inventaire réels.

Cela est dû à des transactions ou des vols non enregistrés, de sorte que les soldes des livres doivent être comparés périodiquement avec les montants réels disponibles, en utilisant le nombre cyclique et en ajustant l'équilibre du livre si nécessaire.

Coût de marchandise vendu

Dans le cadre du système permanent, il y a des mises à jour continues dans le coût du compte de marchandise vendu lors de la réalisation de chaque vente. Cela signifie qu'il est facile d'obtenir un coût précis de la marchandise vendue avant la fin de la période comptable.

achats

Les achats d'inventaire sont enregistrés soit dans le compte de l'inventaire des matières premières, soit dans le compte de marchandise, selon la nature de l'achat, alors qu'il existe également une entrée dans le registre individuel qui est maintenu pour chaque article de l'inventaire.

Surveillance des transactions

La recherche est beaucoup plus facile à suivre dans un système d'inventaire permanent. Dans ce système, toutes les transactions sont disponibles en détail individuel.

Les rapports d'inventaire sont accessibles en ligne à tout moment. Cela facilite l'administration des niveaux d'inventaire et l'argent nécessaire pour acheter des stocks supplémentaires.

Étant donné que le système d'inventaire périodique n'est mis à jour qu'occasionnellement, les gestionnaires n'ont jamais mis à jour et à des informations financières précises sur lesquelles fonder leurs décisions d'achat ou de fabrication.

Avantages et inconvénients

avantage

Le principal avantage est de fournir aux gestionnaires les statistiques pertinentes sur le statut de l'entreprise, en temps opportun.

Le montant du coût des marchandises vendus et le solde du compte d'inventaire sont disponibles à tout moment. Ces informations sont très importantes pour améliorer la politique d'achat et préparer les états financiers à court terme.

Bien que les erreurs dans l'inventaire des pertes, des pauses, des vols, une surveillance incorrecte des erreurs d'inventaire ou de balayage puissent se produire, il existe de nombreux avantages lors de l'utilisation de ce système:

- Gardez un plus grand contrôle sur les stocks physiques lors de la comparaison du véritable équilibre avec les enregistrements du livre.

- Détecter tout problème avant qu'il ne devienne gigantesque, comme les vols, les dommages ou les fuites d'inventaire.

- Empêcher les pénuries. Un manque de stock signifie qu'un produit est épuisé.

- Fournir à la gestion une compréhension plus précise des préférences des clients.

- Permettre à la direction de centraliser le système d'administration des stocks multiplants.

- Fournir une plus grande précision, car chaque article d'inventaire est enregistré séparément dans le plus grand livre.

- Réduire le nombre d'inventaires physiques, ne nécessitant pas de fermeture des activités commerciales de routine pendant le décompte physique.

Désavantages

- Dans le cas de la comptabilité manuelle, l'utilisation du système d'inventaire permanent nécessite beaucoup de temps. Cela pourrait également conduire à de nombreuses erreurs dans chaque période comptable. Ce problème ne peut être résolu qu'en appliquant un système comptable informatisé.

- L'utilisation des ordinateurs comptables et des logiciels peut être assez coûteux pour les petites entreprises.

- Gardez les comptes d'inventaire dans le système permanent coûte cher et nécessite beaucoup de temps.

- Les systèmes d'inventaire permanent peuvent être vulnérables aux erreurs dues à une surestimation ou à des sous-estimations. Ceux-ci peuvent se produire à la suite de vols, de rupture, d'erreurs de balayage ou de mouvements d'inventaire sans surveillance, ce qui entraîne des erreurs de remplacement.

Exemple

Un exemple de système d'inventaire permanent est un département moderne de l'expédition et de la réception de marchandises. Chaque case reçue est numérisée dans le système de comptabilité et ajoute ainsi automatiquement au solde des stocks.

Les produits envoyés aux clients sont marqués d'un code à barres et scanner lorsqu'ils quittent le quai d'expédition. Cela les retire automatiquement du système comptable et fait diminuer l'inventaire.

Comme on peut le voir, ce système moderne est mis à jour en temps réel. Il n'est pas nécessaire de traiter les transactions par lots comme dans un système d'inventaire périodique. Par conséquent, tous les rapports seront toujours mis à jour pour être examinés par le personnel de gestion.

Les références

1. Système d'inventaire perpétuel. Outils comptables. Tiré de: Accountingools.com.
2. Inventaire perpétuel. Tiré de: Investopedia.com.