Sécretaire de direction

Un secrétaire exécutif est celui qui soutient les cadres élevés d'une entreprise

Qu'est-ce que le secrétaire exécutif?

La sécretaire de direction C'est un emploi ou une profession qui sert à fournir un soutien maximal aux employés élevés dans une entreprise ou une organisation. Ce sera celui qui organisera et maintiendra le calendrier des dirigeants et les aidera à effectuer une grande variété de tâches administratives.

L'objectif est de contribuer à l'efficacité générale de l'entreprise, en s'assurant que toutes les tâches administratives affectées seront effectuées de manière opportune et efficace.

Un secrétaire est la personne qui fournit un soutien administratif et peut exécuter des tâches telles que l'écriture et l'archivage, la réponse au téléphone et la transmission de messages.

Le secrétaire exécutif, ou assistant administratif, fait également certaines de ces activités, en plus de la coordination du bureau, de la recherche des produits, de l'interaction avec les fournisseurs, de la demande de produits et de la création d'une base de données.

Normalement, les secrétaires exécutifs reçoivent des salaires plus élevés que les secrétaires, car ils remplissent des fonctions de niveau élevé et accélèrent la productivité du bureau. Ils peuvent occuper cette position d'hommes et de femmes.

Profil de secrétaire exécutif

- Baccalauréat en administration des affaires ou domaines connexes.

- Expérience prouvée comme secrétaire exécutif ou un rôle administratif similaire.

- Soyez compétent dans la gestion de Microsoft-Offfice de manière intégrale et dans le logiciel «Back-of-CFFICE», par exemple, les systèmes ERP.

- Une connaissance approfondie de l'administration des bureaux et des procédures comptables de base, ainsi que du vocabulaire technique pertinent qui est géré dans l'industrie.

- Familiarité avec les méthodes de recherche fondamentales et avec les techniques de présentation des rapports.

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- Excellentes compétences en gestion du temps et en gestion du temps.

- Compétences de communication et de négociation exceptionnelles.

- Intégrité et confidentialité.

- Afficher la vitesse et les capacités à la fois dans la gestion du temps et les capacités multitâches (multitâche).

Compétences nécessaires

- Les secrétaires exécutifs doivent être efficaces dans compétences de base tels que l'écriture, la grammaire, l'orthographe et la ponctuation, et une expérience de l'équipement de bureau et des applications logicielles, telles que le traitement de texte, les feuilles de calcul et les graphiques.

- Ils doivent avoir d'excellentes compétences pour organiser le temps et la capacité de remplir efficacement diverses responsabilités.

- Il a également besoin d'autres qualités, telles que un bon jugement, la diplomatie, la discrétion et Capacité à résoudre les problèmes de manière autonome.

- Ils ont besoin de solides compétences en communication Pour interagir avec le public, rédiger des rapports et examiner les publications.

- Savoir Accorder une attention totale Ce que disent les autres, en prenant le temps de comprendre les points qui sont posés, en posant des questions selon lesquelles.

- Compréhension totale des prières et des paragraphes écrits Dans les documents liés au travail.

- Communiquer clairement Avec d'autres personnes afin de transmettre efficacement les informations.

- Avoir un Communication écrite efficace, comme le plus approprié pour les besoins du public.

- Ils doivent développer le la pensée critique, L'utilisation de la logique et du raisonnement pour identifier les forces et les faiblesses des solutions alternatives, des conclusions ou des approches des problèmes qui surviennent.

- Être capable de supposer un apprentissage proactif, Comprendre les implications des nouvelles informations pour la résolution de problèmes et la prise de décision actuelle.

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- Être capable de Examiner et évaluer leur propre performance et celle d'autres personnes ou organisations, afin d'apporter des améliorations ou de prendre des mesures correctives.

Fonctions d'un secrétaire exécutif

- Un secrétaire exécutif peut être responsable de la petite boîte et de la comptabilité, mais pourrait également administrer un budget.

- Vous pouvez publier des articles sur un site Web, bien que vous puissiez également concevoir et gérer le site Web.

- Vous pouvez faire la saisie des données dans une feuille de calcul qu'elle a conçue et que l'utilisation pour les fonctions de rapport.

- Un secrétaire exécutif peut superviser le personnel administratif. Il informe fréquemment le directeur exécutif et peut soutenir un ou plusieurs cadres de haut niveau.

Responsabilités

Attention aux cadres

- Maintenir le calendrier des dirigeants et aider à planifier les nominations, les réunions du conseil d'administration, les conférences, etc.

- Assistez aux réunions pour faire des procès-verbaux et quelques minutes de réunion, puis les compiler, transcrire et les distribuer.

- Prenez tous les dispositions de voyage pour les dirigeants: achat de passage, réservation d'hôtel, livraison perque, gestion et examen de la documentation pertinente, etc.

- Effectuer les enquêtes confiées, collecter des données et préparer des documents ou des rapports pour examen et présentation par les dirigeants, les comités et les articulations des administrateurs, comme affecté.

- Gérer les documents confidentiels, en s'assurant qu'ils restent protégés et sûrs.

Interaction interne et externe

- Recevez et filtrez les appels téléphoniques, en les redirigeant vers la personne appropriée lorsqu'il est pratique.

- Gérer, hiérarchiser et distribuer toute correspondance entrante ou sortante (e-mail, lettres, fax, packages, etc.), la lecture et l'analyse des mémorandums, des présentations et des rapports entrants pour déterminer leur importance et planifier leur distribution.

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- Préparez les réponses à la correspondance contenant des consultations de routine.

- Superviser l'utilisation des fournitures de bureau et négocier des conditions avec les fournisseurs pour s'assurer que les commandes sont plus rentables.

- Rencontrer des individus, des groupes d'intérêt spéciaux et d'autres, au nom des dirigeants, des comités et du conseil d'administration.

- Bienvenue aux visiteurs et déterminez si ils doivent avoir accès à certaines personnes spécifiques.

Soutien administratif

- Gardez les enregistrements électroniques et en papier déposés, en veillant à ce que les informations soient organisées et facilement accessibles pour la récupérer rapidement.

- Préparez les factures, les rapports, les lettres, les états financiers et autres documents, à l'aide du logiciel de traitement de texte, des feuilles de calcul, des bases de données et / ou des présentations, fournissant également l'assistance correspondante en comptabilité.

- Effectuer des tâches de bureau générales, telles que le maintien des systèmes d'administration et le transport de travaux de comptabilité de base.

- Coordonner et directement les services de bureau, tels que les dossiers et la préparation du budget, pour aider les dirigeants.

- Établir et superviser les politiques et procédures administratives, tant pour les bureaux et les employés de l'organisation.

- Examiner les pratiques et procédures opérationnelles pour déterminer si des améliorations peuvent être apportées dans des domaines tels que le flux de travail, les rapports ou les dépenses.

- Superviser et former d'autres membres du personnel administratif.

Les références

1. Réalisable. Secrétaire exécutif Description du poste. Tiré des ressources.Réalisable.com.
2. Gré. Secrétaire exécutif Description du poste. Tiré de hrvillage.com.
3. BSR. Responsabilités du Secrétaire exécutif. Pris de beastsampleresume.com